Von der Creditreform kamen Ende vergangenen Jahres alarmierende Zahlen. Deutschlands Unternehmen erhalten Zahlungen für ihre Leistungen immer später und die Außenstände je Schuldner stiegen außerdem im Vergleich zu 2023 weiter an. Ausbleibende Zahlungen belasten die Liquidität und damit den Handlungsspielraum jedes Unternehmens. Schlimmstenfalls droht eine schwere Schieflage mit einer existenziellen Gefährdung des eigenen Betriebs. Schon Außenstände oder Ausfälle von nur zehn Prozent des gesamten Forderungsbestands können Liquiditätsprobleme nach sich ziehen.
Außenständen sollte deswegen konsequent entgegengewirkt werden: mit einem stringenten Forderungsmanagement.
Buchhaltung und Forderungsmanagement: manuell vs. digitalisiert
Ein manuelles Rechnungswesen bildet einen sehr zeit- und personalintensiven Aufgabenkomplex. Im Bereich Forderungsmanagement entstehen beispielsweise diese Arbeitsschritte:
- Verbuchen der Ausgangsrechnung
- Verwaltung der Debitoren
- Abgleich mit eingehenden Zahlungen
- Ausbuchen nach Zahlungseingang oder
- gegebenenfalls Erstellung von Erinnerungen für (über)fällige Zahlungen und
- eventuell bei weiter ausbleibenden Zahlungen die Einleitung eines Mahnverfahrens
Dabei vergehen Wochen und schnell sogar Monate. Zusätzlich zu den Außenständen summieren sich hohe Personalkosten für die Bearbeitung. Bei einem großen Rechnungsvolumen wachsen die Bearbeitungszeiträume in der Regel durch die Überlastung der Mitarbeitenden. Bleiben einzelne Forderungen dadurch sehr lange unbearbeitet, können sich Schuldner eventuell sogar auf Verjährungsfristen berufen und ein Totalausfall droht.
Eine digitalisierte Buchhaltung verhindert das, automatisiert Prozesse, kürzt sie dadurch wesentlich ab und macht sie durchgängig effizienter.
Digitales Forderungsmanagement kurz näher betrachtet
Eine digitale Dokumenten- beziehungsweise Rechnungserfassung öffnet den Einstieg in ein fortschrittliches Forderungsmanagement. Dabei erfassen Sie nicht einfach nur die Dokumente, sondern deren Inhalte und konkrete Daten. Diese werden von intelligenter Software erkannt, extrahiert und für weitere Arbeitsprozesse bereitgestellt. Fristen lassen sich automatisch überwachen und genauso können im Zuge dieser Prozessautomatisierung Folgeschritte bei Zahlung oder Nichtzahlung gestartet werden.
Auf Basis digitalisierter Dokumente gewinnen Sie außerdem auf Knopfdruck viele Analysemöglichkeiten für die aktuelle Unternehmenssituation in Echtzeit. Künstliche Intelligenz unterstützt Sie dabei zunehmend für Analysen und Bewertungen. Im Bereich Forderungsmanagement erhalten Sie neben der Optimierung Ihres Rechnungswesens mit einer Senkung operativer Kosten außerdem diese Vorteile:
- Sie verkürzen Forderungslaufzeiten,
- reduzieren Ihre Zahlungsausfälle und
- erhöhen Rückzahlungsquoten.
Neben Ihnen erhält auch Ihr Vertrieb jetzt schnellen Einblick in das Zahlungsverhalten einzelner Kunden, bevor vielleicht weitere Aufträge freigegeben werden, nachdem sich die Kundenbonität bereits erkennbar verschlechtert hat. Gerade im Umgang mit langjährigen Partnern ist natürlich immer Fingerspitzengefühl gefragt, bevor es zu einer Eskalation kommt. Ein organisiertes Forderungsmanagement unterstützt Sie bei diesem sensiblen Umgang. Es schadet Ihren Kundenbeziehungen nicht, sondern hilft in vielen Fällen sogar dabei, diese selbst in schwierigen Zeiten zu erhalten.
Digitalisierung oder Automatisierung bedeuten hier, wie in anderen Prozessen, nicht, dass Sie das Steuer komplett aus der Hand geben. Denn den Grad der Automatisierung bestimmen immer Sie. Das heißt: Sie können an jeder Stelle eine manuelle Prüfung einbauen, Kreditlimits und Zahlungsbedingungen individuell anpassen oder aber bestimmte Kunden und Forderungen an diese wegen außergewöhnlicher Umstände weiterhin komplett einer manuellen Betreuung durch Ihre Mitarbeitenden überlassen.
In der Gesamtheit verbleiben Ihnen mit einem digitalisierten Forderungsmanagement dennoch immer gewichtige Pluspunkte.
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