Die Menge an Daten und Dokumenten in Unternehmen wächst laufend. Immer mehr setzen dabei auf die Digitalisierung der Dokumente, um sie effizienter und produktiver in ihren Geschäftsprozessen nutzen zu können. Das führt automatisch zum Thema Dokumentenerfassung.
Dieser Begriff beschreibt drei Arbeitsschritte: die eigentliche Erfassung, eine eventuelle Datenextraktion sowie die Speicherung der Dokumente beziehungsweise Daten. Die Dokumentenerfassung kann durch Scannen von Papierdokumenten, die Verarbeitung elektronischer Dokumente (PDF, E-Mail, Word-Dokumente etc.) oder das Extrahieren von Informationen aus Multimediadateien erfolgen. Das Ziel ist immer die Überführung der Daten und Dokumente in eine strukturierte Form beispielsweise für eine automatisierte Rechnungsverarbeitung. Genauso lässt sich dafür oder für andere Prozesse die Erfassung selbst automatisieren.
Möglichkeiten zur automatisierten Dokumentenerfassung
Hier übernimmt eine Software die Erfassung und entlastet Sie von aufwendigen manuellen Erfassungsschritten. Diese Software ist heute in der Lage, sowohl strukturierte Daten (Namen, Adressen usw.) wie unstrukturierte Daten (zum Beispiel Textinhalte) selbstständig zu erfassen. Möglich machen das Techniken wie optische Zeichenerkennung, maschinelles Lernen oder immer häufiger auch Künstliche Intelligenz (KI) mit Intelligent Document Processing (IDP).
Intelligent Document Processing kurz erklärt
IDP erweitert frühere Erfassungslösungen um eine bedeutende Dimension. Die äteren Versionen konnten nur strukturierte Dokumente erfassen. IDP dagegen kann auch mit unstrukturierten Dokumenten umgehen, deren Inhalt erkennen, klassifizieren und extrahieren – mit maximaler Genauigkeit und Zuverlässigkeit. Auch Handschriften oder durch Verschmutzungen schwer lesbare Dokumente stellen Intelligent Document Processing nicht vor ein Problem. IDP ist sogar in der Lage, Kontexte in den Dokumenten zu erkennen und darauf basierend relevante Informationen präzise zu extrahieren.
Dafür nutzt IDP eine Kombination von Erfassungstechniken: OCR (optische Zeichenerkennung) und HTR für Handschriften ergänzt um maschinelles Lernen (ML) und künstliche Intelligenz. KI und ML machen die Erfassung smarter, denn durch sie wird es möglich, neben den reinen Zeichen in einem Dokument gleichzeitig deren Bedeutung oder Kontexte zu erfassen. Dabei verbessern sich die KI-Modelle laufend durch maschinelles Lernen mit jedem neuen Dokument automatisch in ihrer Erfassungspräzision. Ihr IDP arbeitet dadurch nach einer kurzen Startphase mit Dokumentenbeispielen immer zuverlässiger. Mit neuen Deep-Learning-Möglichkeiten verläuft die Erfassung mittlerweile ähnlich wie in menschlichen Prozessen ab. Dadurch entstehen viele Vorteile mit dem Einsatz von IDP.
Ihre Vorteile mit intelligenter Dokumentenerfassung
- mehr Effizienz, weil Sie viel Zeit bei der Arbeit mit digitalen Dokumenten sparen
- freie Ressourcen – physikalisch wie personell
- höhere Datensicherheit und -integrität
- schnellerer Daten- oder Informationszugriff
- automatisierte Prozesse in allen Geschäftsbereichen möglich
- mehr Analysemöglichkeiten unternehmensrelevanter Informationen
- verbesserte Compliance
Die Einführung einer digitalen Dokumentenerfassung mit IDP bedeutet einen wichtigen Digitalisierungsfortschritt. Achten Sie bei der Auswahl auf Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit und ein maßgeschneidertes Lernmodell mit Support bei der Integration wie für den Betrieb. Solche Lösungen für die intelligente Dokumentenerfassung inklusive Support haben wir für Sie. Gleich beraten lassen:
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