Gerade letzte Woche haben wir hier die Vorteile intelligent automatisierter Dokumentenerfassung gezeigt. Sie bedeutet einen großen Schritt bei der Digitalisierung Ihres Unternehmens. Künstliche Intelligenz (KI) trägt viel zu diesem Fortschritt bei. KI ist in der Digitalisierung längst immanent und gehört wie in den letzten Jahren auch wieder zu den großen Technologie-Trends 2025. Während viele Unternehmen intern noch KI-Skepsis begegnen müssen, überholen sie jedoch die digitalen Weiterentwicklungen links wie rechts und schaffen Fakten. Überall, in praktisch jeder Softwarelösung, zieht gerade Künstliche Intelligenz im Eiltempo ein: in der Office-Software, bei der Bildbearbeitung, im Dokumentenmanagement und selbst bei immer mehr ganz gewöhnlichen Google-Suchen.
Die langjährigen vielfältigen und durchaus angebrachten Bedenken bezüglich der Risiken bei der Nutzung von KI erscheinen in der aktuellen Entwicklung wie weggeblasen. Doch sie sind nicht vergessen: Die EU-Verordnung über Künstliche Intelligenz, kurz KI-VO, greift das Thema Risiken von KI auf und soll mit etwas Verspätung Leitplanken für die künftige KI-Nutzung setzen. Eine der neuen Vorgaben gilt sogar schon seit Februar 2025: die Pflicht zu KI-Schulungen. Darauf sollten Sie sich einstellen.
KI-Schulungspflicht
Wenn Sie bereits mit KI arbeiten, sehen Sie schnell die Vorzüge. Ebenso erscheint die Technologie oder ihre Integration bei einem genauerem Blick teilweise noch manches Mal unfertig – konkret etwa beim Datenschutz oder in einem größerem Rahmen bei ethischen Aspekten gibt es noch viele Fragezeichen. Weiter müssen einzelne Mitarbeitende den Umgang mit KI zumeist erst noch erlernen und insbesondere Risiken oder das Fehlerpotenzial besser einschätzen können. Das sollen die neuen KI-Schulungen gewährleisten, die für immer mehr Unternehmen in der nächsten Zeit Pflicht werden.
Wann sie KI-Schulungen machen müssen
Die KI-VO beziehungsweise der AI Act der EU tritt erst Mitte 2026 vollständig in Kraft. Wie bei der E-Rechnungspflicht, die seit Januar 2025 gilt, aber erst schrittweise komplett greift, haben Unternehmen auch bei der KI-VO noch etwas Luft, bis sie alle Anforderungen umsetzen müssen. Die Schulungspflicht greift jedoch bereits jetzt unter bestimmten Bedingungen:
- wenn Sie KI-Systeme entwickeln, betreiben oder nutzen
- KI in sensiblen Bereichen wie Finanzwesen oder Gesundheit anbieten beziehungsweise nutzen
- mit KI personenbezogene Daten verarbeiten
Besonders die Punkte Nutzung von KI und die Verarbeitung personenbezogener Daten mit KI lassen aktuell noch großen Freiraum bei der Frage, wer schon jetzt zu KI-Schulungen verpflichtet ist. Sind Sie bereits Nutzer im Sinne der KI-VO, wenn Sie in einer Excel-Tabelle unterstützt vom Microsoft Copilot Kundendaten bearbeiten? Wenn Sie fortschrittliches Dokumentenmanagement mit KI-Unterstützung nutzen?
Das bleibt noch abzuwarten; genauso wie weitere Antworten auf viele andere offene Fragen. Eine Präzisierung ist im Laufe des Jahres 2025 zu erwarten. Dann wird die hier zuständige Bundesnetzagentur (BNetzA) voraussichtlich die ersten nationalen Präzisierungen zur KI-VO der EU veröffentlichen. Trotz aller politischen Bekundungen, Unternehmen von Bürokratie und Vorschriften zu entlasten, sollten Sie sich besser zeitnah darauf einstellen, dass im Bereich KI dabei neue Anforderungen auf Sie zukommen.
Unabhängig von einer Verpflichtung finden sich in KI-Schulungen aber auch Chancen für Ihr Unternehmen.
Vorteile von KI-Schulungen
An KI führt in der Zukunft der Büroarbeit wie in vielen anderen Unternehmensbereichen kein Weg vorbei. Diese Entwicklung wird praktisch alle erfassen, ohne dass Sie selbst KI-basierte Produkte oder Dienstleistungen anbieten müssen. Im Hintergrund kommen Sie nicht mehr ohne KI-angetriebene Lösungen aus, wenn Sie im Wettbewerb mithalten wollen. Damit profitieren Sie von Chancen und Möglichkeiten, müssen sich aber genauso mit den potenziellen Problemen und Schattenseiten auseinandersetzen – oder präziser Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Mit einer KI-Schulung sind diese gut auf alles vorbereitet, können KI in jeder Form besser, effektiver und vor allem sicherer nutzen. KI-Schulungen sind wichtige Weiterbildungen unabhängig von einer Schulungspflicht.
Mit Weiterbildungen hier und zu anderen Themen stärken Sie außerdem Mitarbeiterzufriedenheit und die Bindung der Mitarbeitenden an Ihr Unternehmen. Das zahlt sich generell aus.
Mehr Infos zu aktuellen digitalen Themen gibt es hier wieder nach Ostern oder auch in unseren Webinaren in den nächsten Wochen.
Bis dahin genießen Sie einfach die Feiertage! docu-fix wünscht dazu alles Gute!
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