Dokumentenmanagement, E-Signatur und Digitalisierungslösungen

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Das richtige DMS finden

Die Wahl eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) ist immer eine gute, aber zugleich eine größere Entscheidung für Ihr Unternehmen. Das DMS mit seinen Funktionen und Möglichkeiten muss heute zu Ihren individuellen Anforderungen passen und sich genauso der zukünftigen Entwicklung Ihres Unternehmens anpassen können. Auf den ersten Blick erschwert das die Auswahl. Tatsächlich wird es jetzt aber viel leichter, das richtige DMS zu finden. Denn nur wenige Dokumentenmanagementsysteme sind derart durchdacht entwickelt, um für jeden Bedarf und mit langfristiger Skalierbarkeit umfangreiche individuelle Anforderungen zu erfüllen.

Darauf müssen Sie achten, wenn Sie das richtige DMS finden wollen

Ein digitales Dokumentenmanagement bietet Ihnen immer viele Vorteile. Bei der konkreten Auswahl eines Anbieters oder Systems sollten Sie aber immer auf eine Reihe von Punkten achten:

  • Es gibt keine branchenspezifischen DMS. Allerdings bieten einige Anbieter branchenspezifische Anpassungen, Funktionsumfänge und systeminterne Lösungen, die konkreten Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen.
  • Vergleichen Sie hier und darüber hinaus die angebotene Funktionalität mit Ihren Anforderungen. Einzelne Zusatzfunktionen oder Funktionspakete bedeuten teilweise erhebliche Unterschiede bei den DMS-Kosten. Je detaillierter sich der Funktionsumfang eines DMS Ihren Anforderungen anpassen lässt, desto besser behalten Sie die Kosten für das Dokumentenmanagement im Griff. Bezahlen Sie immer nur die Funktionen, die Sie auch wirklich benötigen.
  • Gleiches gilt für die Zahl der Nutzer des Dokumentenmanagementsystems. Ob Einzelnutzer oder Nutzerkontingente: Passen die Lizenzangebote eines DMS nicht oder nur ungenügend zu Ihren Nutzungswünschen, hat das schnell größeren Einfluss auf die Wirtschaftlichkeit des Dokumentenmanagements.
  • Kompatibilität zu allen Ihren gängigen Softwareanwendungen bildet ein weiteres wichtiges Auswahlkriterium. Der Kompatibilitätsumfang einzelner DMS unterscheidet sich hier erheblich.
  • Datensicherheit oder Gesetzes- bzw. Rechtskonformität versprechen alle Anbieter. Hier sollten Sie jedoch immer auf das Kleingedruckte achten. Nur seriöse DMS-Anbieter zeigen Ihnen für ihre Versprechen auch entsprechende Zertifizierungen und andere Nachweise.

 

Das richtige DMS finden. docu-fix.de. Unterlagenstapel neben einem aufgeklappten Notebook. Bild: Adobe Stock.

 

Unsere Empfehlung: DocuWare

Wir von docu-fix.de haben uns selbst lange damit beschäftigt, ein passendes DMS zu finden. Genauso waren wir selbst immer wieder im Auftrag unserer Kunden auf der Suche nach dem richtigen DMS. Am Ende fiel die Wahl auf DocuWare. Mit zahlreichen Anpassungsmöglichkeiten für jeden Bedarf und jede Branche, einem großen, konfigurierbaren Funktionsumfang oder optimaler zertifizierter Sicherheit und vielen weiteren Pluspunkten hat uns das DocuWare-DMS schnell überzeugt. Wir nutzen es heute selbst und zeigen es als DocuWare-Partner immer wieder gern Kundinnen und Kunden, die das richtige DMS finden wollen.

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