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Digitale Arbeitsverträge – was Sie dabei beachten müssen

Buchhaltung digitalisieren oder das Personalwesen digitalisieren: Immer mehr Unternehmen gestalten Ihre Workflows digital. Dokumentenmanagementsysteme, digitale Signaturen und weitere Lösungen helfen ihnen dabei. Externe wie interne Prozesse lassen sich auf digitalen Wegen jetzt deutlich beschleunigen – so auch im Bereich HR durch digitale Arbeitsverträge. Mit elektronischen Signaturen sind sie schnell unterschrieben, aber es gibt dabei auch ein paar gesetzliche Rahmenbedingungen zu beachten.

Zusätzliche Pflichten für Arbeitgeber

Die Europäische Union hat schon 2019 beschlossen, dass Arbeitgeber für mehr Transparenz zu den Bedingungen eines Arbeitsverhältnisses umfangreiche Informationen zu dieser Arbeitsbeziehung liefern müssen. Diese Details sind im Nachweisgesetz (NachwG) geregelt, das kürzlich mit Wirkung zum 01. August 2022 noch einmal angepasst wurde. Das Gesetz verpflichtet Sie zur Mitteilung zentraler Einzelheiten über Arbeitsbedingungen und weiteren Details an Ihre künftigen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Anders als die zugrundeliegende EU-Richtlinie erlaubt das NachwG jedoch keine digitale Form dieses Prozesses, sondern fordert hierzulande explizit Papierform und händische Unterschriften.

 

Onboarding in zwei Schritten: digitale Arbeitsverträge und das Nachweisgesetz

Deswegen müssen Sie im Personalwesen aber nicht auf die Vorteile digitaler Unterschriften verzichten. Sie können weiterhin im Vorfeld einer Neuanstellung alle notwendigen Arbeitspapiere elektronisch unterschreiben beziehungsweise unterschreiben lassen. Das erspart Ihnen und Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern zeitintensive Termine oder Schriftverkehr. Vorab können Sie parallel die vom NachwG geforderten Unterlagen übersenden. Diese müssen nur von Ihnen unterzeichnet werden und bedürfen keiner Gegenzeichnung durch die neuen Mitarbeitenden. Wollen Sie diesen Vorgang ebenso vereinfachen, genügt nach den gesetzlichen Vorgaben auch die Übergabe der Papiere am ersten Arbeitstag.

Der von vielen befürchtete bürokratische oder organisatorische Mehraufwand des Nachweisgesetzes bleibt damit klein, überschaubar und nimmt keinesfalls Effizienzgewinne durch die Digitalisierung des Personalwesens wieder zurück. Ob die zusätzlichen Nachweisdokumente tatsächlich einen Mehrwert für Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer bieten, mag diskutabel sein. Arbeitgeber sollten Sie dennoch nicht einfach ignorieren; denn dann drohen im Einzelfall Bußgelder von bis zu 2000 Euro.