Lange Regalreihen, der muffige Geruch verstaubter Aktenordner, flackernde Neonleuchten und dazu die Hoffnung, dass die gesuchte Akte auch wirklich da steht, wo sie sein sollte … Wer kennt diese speziellen Momente der Büroarbeit nicht? Aktensuche und Gänge ins Archiv haben sicherlich schon Millionen von Arbeitsstunden in Büros oder Verwaltung gekostet. Das muss nicht mehr sein. Digitale Archivsysteme haben längst ein neues Zeitalter eingeläutet. Archive neu gedacht: Lesen Sie hier gleich mehr.
Archive werden digital
Eine Archivierung von Dokumenten oder Unterlagen ist und bleibt unverzichtbar. In der Buchhaltung und anderen Bereichen verlangen Compliance und Gesetze danach. Aus unternehmerischer Sicht schaffen Archive intern ebenso Nachvollziehbarkeit wie Transparenz für alle Geschäftsvorgänge. Sie stärken weiter die Geschäftskontinuität und die Zusammenarbeit. Zuletzt können sie zu einem Wissenspool werden, dessen Informationen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter produktiver machen. In physikalischer Form bremsen Archive die Produktivität jedoch erheblich aus, denn Ablage, Suchen oder Zugriffe kosten viel Zeit. Mit der Digitalisierung Ihres Archivs sparen Sie große Teile dieser Zeit und gewinnen jede Menge Produktivität.
Digitales Dokumentenmanagement: Archive neu gedacht
Dokumentenmanagementsysteme (DMS) läuten ein neues Zeitalter bei der Archivierung ein und können dazu viele weitere Arbeitsprozesse in Büro oder Verwaltung auf ein neues Level heben. Schon länger bieten Ihnen Computer und Speichermedien Möglichkeiten zur Anlage eines einfachen digitalen Archivs. Mit einem DMS zur Archivierung erweitern Sie diese enorm. Hier erhalten Sie mehr als eine digitale Ablage, die Sie umfangreich selbst strukturieren müssen und die nur sehr begrenzt unternehmensweit oder revisionssicher zur Verfügung steht. Mit einem DMS organisieren Sie Dokumente aller Art – Belege, Rechnungen, Personalunterlagen, Verträge und manches mehr – ganz einfach effizient. Mit einem DMS arbeiten Sie und Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht mehr nebeneinander, sondern effizient miteinander. Sparen Sie sich die Gänge in den verstaubten Archivraum. Holen Sie sich jedes Dokument in ein paar Sekunden bequem auf den Bildschirm an Ihrem Arbeitsplatz – oder ins Homeoffice und auf das Smartphone, wenn Sie im Außendienst oder bei Mobile Work unterwegs sind.
Lösungen für jedes Unternehmen
Ein zusätzlicher Vorteil: Digitale Archive und Dokumentenmanagement gibt es passend für jede Branche und Unternehmensgröße. Entscheiden Sie sich für eine Cloud-Variante, benötigen Sie weder neue Hardware noch Softwareinstallationen. Wählen Sie ein passendes DMS-Modell aus, übermitteln Sie ein paar Angaben und nach ein paar Minuten sind Sie startklar! Die einzelnen Modelle erfüllen die Ansprüche von kleinen Unternehmen und Selbstständigen ebenso wie die Anforderungen großer Konzerne. Dabei bleiben Sie immer flexibel: Sie wollen kurzfristig mehr Benutzerinnen und Benutzer anschließen? Kein Problem. Skalieren Sie Ihr digitales Archiv jederzeit, holen Sie sich mehr Speicherplatz oder zusätzliche Funktionen mit ein paar Mausklicks. Dazu bieten die DMS unseres Partners DocuWare Nachhaltigkeit und Sicherheit. Sie erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen der DSGVO & Co. und erhalten hier wie zur Datensicherheit laufend Aktualisierungen. Verlassen Sie sich weiter auf IT-Experten und Serverzentren, die 24/7 auf höchstem Niveau arbeiten, um den Zugriff auf Ihr Archiv wie dessen Sicherheit zu gewährleisten. Wir möchten Ihnen nicht zu nahetreten: Aber allein bekommen Sie das alles kaum hin. Arbeiten Sie bei der Digitalisierung mit einem renommierten, erfahrenen Partner zusammen und profitieren Sie von einer starken Partnerschaft zur Digitalisierung Ihres Unternehmens.