In Sachen Digitalisierung tun sich Deutschlands Kommunen nach wie vor schwer. Gerd Landsberg, Hauptgeschäftsführer des Deutschen Städte- und Gemeindebundes, spricht von einer Dauerbaustelle. Landsberg sieht weiterhin eine komplexe Herausforderung darin, für eine echte Verwaltungsdigitalisierung Abläufe sowie Prozesse mit digitaler Technik neu abzubilden. Dabei gibt es bereits einfache, vorkonfigurierte Lösungen für die digitale Verwaltung: Dokumentenmanagementsysteme (DMS).
Papiergebundene Prozesse als zentraler Bremsklotz für eine digitale Verwaltung
Die Mehrheit der kommunalen Verwaltungen arbeitet nach wie vor mit physischen Dokumenten, Papierrechnungen, Umlaufmappen oder Aktenordnern. Hier liegt der wesentliche Ansatzpunkt für die Digitalisierung der Kommunen und für einen großen Schritt zum E-Government. Im Rahmen der kommunalen Selbstverwaltung genießen sie dabei weitreichende Entscheidungsfreiheiten im organisatorischen Bereich. Um diese nutzen zu können, müssen sie jedoch erst einmal die Möglichkeiten digitaler Lösungen wie die eines DMS realisieren.
Ein DMS für alles
Mit einem Dokumentenmanagementsystem können Kommunen – oder auch Unternehmen – sämtliches Schriftgut effizient digital bearbeiten, verwalten und später rechtskonform archivieren: Arbeitsanweisungen, Rechnungen, Schriftverkehr und vieles mehr. Welche Effizienzgewinne dabei möglich sind, zeigt das Beispiel der Bearbeitung von eingehenden Rechnungen.
Über 70 Prozent Zeitersparnis
- Pro Einwohner erhalten Kommunen etwa eine Eingangsrechnung pro Tag – wenn auch nicht direkt von den Einwohnern.
- In einer 10.000-Einwohner-Gemeinde erreichen die Verwaltung so rund 40 Rechnungen pro Arbeitstag.
- Diese müssen erfasst und geprüft werden. Bis zur Auszahlungsanordnung durchlaufen sie meist mehrere Abteilungen, Referate oder Stellen. Nach der Zahlung wird zuletzt eine Archivierung notwendig.
- Die Goethe-Universität in Frankfurt hat im Auftrag des Bundesministeriums des Innern und für Heimat (BMI) ermittelt, wie viel Zeit dieser Arbeitsprozess durchschnittlich in Anspruch nimmt.
- Bei der klassischen Bearbeitung einer einzigen Rechnung verstreichen im Idealfall rund 22 Minuten.
- Der digitale Workflow dauert dagegen nur knapp über fünf Minuten und spart damit über 70 Prozent an Zeit ein.
- Auf ein Jahr gerechnet kann diese kleine Kommune so 1,5 Vollzeitstellen einsparen beziehungsweise die gewonnenen personellen Kapazitäten anderweitig einsetzen.
Dieses Beispiel zeigt nur den positiven Digitalisierungseffekt in einem Teil der Verwaltung – er potenziert sich in weiteren Bereichen, die genauso parallel in das DMS eingebunden werden können.
Digitalisierung einfach gemacht: schnell umsetzbar, leicht erlernbar und zu gut kalkulierbaren Kosten
Ein intelligentes DMS ist in kürzester Zeit einsatzbereit – als Cloud-Lösung nach höchsten Sicherheitsstandards oder im eigenen Netzwerk. Es arbeitet direkt aus den vorhandenen Softwarelösungen heraus und bietet dabei insgesamt Schnittstellen zu über hundert gängigen Anwendungen. Die individuelle Nutzung kann in kurzen Schulungen schnell vermittelt werden. Am Ende überzeugen dann außerdem die Kosten mit verschiedenen Tarifmodellen für jeden Bedarf. Das kann sich jede Gemeinde oder Stadt leisten.
Einfacher gelingt Ihrer Kommune der Weg in die Digitalisierung kaum: Gleich unverbindlich persönlich beraten lassen.