Die Arbeit mit einem Dokumentenmanagementsystem – kurz DMS – bietet viele Vorzüge und hebt Ihre Workflows in Sachen Effizienz auf ein ganz neues Niveau. Aber wie sieht es auf der anderen Seite mit den DMS Kosten aus?
Verschiedene DMS-Lösungen
Zu den Vorteilen eines DMS zählen unter anderem die einfache Skalierbarkeit oder vielseitige individuelle DMS-Lösungen passend zu Ihren Unternehmensanforderungen. Diese Flexibilität erstreckt sich auch auf die Softwarevarianten, die Sie nutzen können und damit letztlich auf die Kosten für ein DMS.
SaaS und Cloud
Ihre erste Option: Sie entscheiden sich für ein Dokumentenmanagementsystem wie das unseres Partners DocuWare als Service in der Cloud: DocuWare Cloud gibt es in verschiedenen vorkonfigurierten Varianten für unterschiedliche Nutzerzahlen und mit wachsendem Speicherplatz – alle bereits inklusive smartem, unbegrenztem Indexierservice. Einem kleinen Büro genügt meist schon die Einstiegsvariante mit vier Nutzern und 20 GB Speicherplatz. Sie kostet rund 200 Euro netto pro Monat. Zusätzliche Benutzerzugänge oder mehr Speicherplatz können flexibel hinzugebucht werden. Daneben bietet DocuWare weitere DMS-Pakete für KMU oder große Unternehmen an. Die monatlichen DMS-Kosten für eine DocuWare Cloud mit 40 Nutzern und erweitertem Speicher bewegt sich dann beispielsweise um die 2000 Euro netto im Monat. ERP-Schnittstellen zu DATEV und vielen weiteren Anwendungen erhalten Sie optional einzeln zu jedem Paket. Viele Unternehmen möchten jedoch keine Cloud nutzen, sondern suchen nach einer DMS-Lösung, die sie inhouse installieren können.
On-Premises DMS
Der Begriff On-Premises bedeutet so viel wie „vor Ort“ oder „in der eigenen Umgebung“. Hier können Sie selbst ein DMS installieren – ebenfalls in verschiedenen Varianten: Base, Professional oder Enterprise für Großunternehmen. Dabei fallen zum Beispiel für den Professional Server knapp 5000 Euro als einmalige Investition an. Diesen Server installieren wir in Ihrer IT-Landschaft für Sie. Zusätzlich benötigen Sie Benutzerlizenzen: wahlweise Namenslizenzen für bestimmte Nutzerinnen und Nutzer oder sogenannte Concurrent Licenses, die von mehreren Personen – aber nie gleichzeitig – verwendet werden können. Die Kosten hierfür variieren jeweils in Abhängigkeit von der Zahl der gekauften Lizenzen. Je mehr Lizenzen Sie auf einen Schlag erwerben, um so günstiger fallen die Kosten einer einzelnen Nutzerlizenz aus. So entsteht eine Preisspanne von etwa 200 bis 400 Euro als einmalige Ausgabe für jede Lizenz. Hinzu kommen die Kosten für die ERP-Schnittstellen oder Konnektoren.
DMS Kosten: Cloud vs. On-Premises
Beide DMS-Varianten haben ihre eigenen Vorteile. Die Cloud-Lösung funktioniert besonders einfach und ist in wenigen Minuten einsatzbereit. Für die DocuWare Cloud-Server wurde eine beinahe 100-prozentige Ausfallsicherheit testiert. Hier kommt es nur auf eine schnelle Internetverbindung auf Ihrer Seite an, um das DMS optimal nutzen zu können. Investitionen in neue Hardware sind nicht notwendig. Die benötigen Sie unter Umständen, wenn Sie eine lokale Installation wünschen – ebenso wie einen geschulten Administrator.
Die Abwägung zwischen monatlichen SaaS-Kosten oder einem einmaligen Lizenzkauf ist zum Teil eine betriebswirtschaftliche Entscheidung, sollte aber ebenso weitere Faktoren berücksichtigen. In jedem Fall steht fest: Ein DMS und DMS Kosten rechnen sich. Im Durchschnitt amortisieren sich die Systeme schon nach etwa acht bis zwölf Monaten!
Gern zeigen wir Ihnen all das individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten: Gleich unverbindlich von unseren DMS-Experten bei docu-fix.de beraten lassen.