Sie haben den Start geschafft und angefangen, Ihre Dokumente zu digitalisieren. Sehr gut! Jetzt wird der Blinker gesetzt und Sie ziehen in Sachen Digitalisierung rüber auf die Überholspur mit Ihrer digitalen Dokumentenablage. Packen Sie diese nicht einfach auf eine Festplatte. Das ist, wie mit angezogener Handbremse zu fahren. Beschleunigen Sie richtig und nutzen Sie die Power eines digitalen Dokumentenmanagements. Das hat klare Vorteile!
Perfekt organisierte digitale Dokumentenablage
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) schlägt bei der Dokumentenablage, -verwaltung oder -archivierung jede Dateiverwaltung klassischer Betriebssysteme um Längen. Beispiele:
- intelligente Indexierung Ihrer Dokumente für sekundenschnelle Verfügbarkeit bei jeder Suchanfrage
- Versionierung oder Versionsverwaltung für maximale Transparenz zu jedem Bearbeitungsvorgang
- komplexes Rechte- und Zugriffsmanagement für die Erfüllung aller Standards bei Compliance oder Datenschutz
So finden Sie schneller das, was Sie suchen. Sie haben ortsunabhängig, auch von außerhalb, Zugriff auf alle Ihre Dokumente. Dazu arbeiten Sie immer datensicher und rechtskonform mit jedem Dokument – Back-ups inklusive. Was Sie nicht mehr benötigen, wandert automatisch in ein digitales Archiv. Hier türmen sich keine Aktenberge mehr und um Aufbewahrungsfristen müssen Sie sich auch nicht mehr kümmern. Das übernimmt das DMS für Sie.
GoBD, andere Vorschriften und die Sicherheit Ihrer Dokumente automatisch im Griff
Geschäftsbriefe, die Buchhaltung und einiges mehr: Es gibt reihenweise Vorschriften, wie Sie all das zu behandeln oder aufzubewahren haben … Dazu braucht dieser Umgang eine Verfahrensdokumentation, die die ordnungsgemäße Bearbeitung oder Verwaltung belegt und für Dritte nachvollziehbar macht. Jeder Unternehmer, der schon eine Weile aktiv ist, kennt den damit verbundenen Aufwand. Ein DMS reduziert diesen Aufwand, weil es auch diese Aufgaben gemäß allen externen Vorgaben automatisieren, vereinfachen und verkürzen kann.
DMS nehmen Ihnen viele lästige, zeitaufwendige Dinge ab. Die Systeme arbeiten vermehrt mit Künstlicher Intelligenz (KI), lernen Ihre Anforderungen und Prozesse von allein laufend besser kennen und verbessern dadurch kontinuierlich Ihre Effizienz. Damit ein DMS das schaffen kann, braucht es anfangs aber auch einen kleinen Anstoß.
Effiziente Digitalisierung mit einer digitalen Dokumentenablage in fünf Schritten
#1 Grundlagen: Legen Sie eine klare Datei- und Ordnerstruktur mit Regeln für Metadaten fest und definieren Sie dazu Rollen und Zugriffsrechte.
#2 Digitalisieren Sie Ihre Dokumente und Archive systematisch.
#3 Einbindung des DMS in Ihre Anwendungen und beginnen Sie die Prozessautomatisierung.
#4 Mitarbeiterschulung für das DMS und die neuen Routinen
#5 Kontinuierliche Optimierung und Qualitätssicherung durch Prüfung der Prozesse und Einsammeln des Feedbacks Ihrer Mitarbeitenden
Die Beschleunigung Ihrer Digitalisierung geht ganz einfach!
Sie haben Fragen oder wünschen sich kompetente Unterstützung? Dann sprechen Sie gleich unverbindlich mit uns:
069 348 687 190