In KMU oder Büros, Kanzleien oder Praxen gibt es oft keine einheitliche Organisation für Ablage und Management von Belegen, Dokumenten oder Rechnungen. Häufig organisieren die jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dies in ihrem Aufgabenbereich selbstständig. Typisch sind auch unterschiedliche Ebenen der Dokumentenverwaltung und -ablage. Papierdokumente werden klassisch in Mappen und Ordnern bearbeitet und verwaltet. Digitale Dokumente liegen dagegen auf Speichermedien oder im E-Mail-Postfach. Dabei geht schnell der Überblick verloren und in vielen Fällen entsteht ein übermäßiger Zeitaufwand für die Suche nach Dokumenten. Außerdem erfüllt diese gängige Praxis nicht immer die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD. Ein digitales Dokumentenmanagement für KMU und kleine Büros bringt hier Ordnung, Effizienz und Revisionssicherheit in alle Arbeitsprozesse mit Dokumenten, Rechnungen & Co.
KMU und die GoBD
Die nähere GoBD-Beschreibung mit dem Teil „Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ verpflichtet alle Unternehmer bis zum Soloselbstständigen zur Einhaltung der Grundsätze. Eine Buchführungspflicht muss nicht bestehen! Wer diese Grundsätze nicht näher berücksichtigt, verstößt schnell gegen einzelne Regelungen. Zum Beispiel:
- Es geht eine Rechnung per E-Mail ein. Diese wird ausgedruckt und beglichen. Der Ausdruck kommt in die Belegablage und die E-Mail mit der elektronischen Rechnung wird direkt oder irgendwann in der nahen Zukunft durch automatische Postfacheinstellungen gelöscht. Dabei müssen elektronisch empfangene Belege und Dokumente gemäß GoBD zuerst in gleicher Form – elektronisch – aufbewahrt werden.
- Andere Regeln gelten für papierbasierte Dokumente. Falls nicht ausdrücklich eine Aufbewahrung des Originals gefordert ist, dürfen diese mittels sogenanntem ersetzendem Scannen digitalisiert und anschließend vernichtet werden.
Allerdings muss ein solcher Scan-Prozess dokumentiert werden. Das übernimmt Spezialsoftware oder ein professioneller Scandienstleister. Bei der Digitalisierung von Dokumenten oder der Aufbewahrung digitaler Dokumente nehmen solche Protokolle oder klare Versionierungen der Dokumente eine zentrale Rolle ein. Sie gewährleisten, dass nur erlaubte Änderungen oder Löschungen vorgenommen und alle GoBD-Grundsätze eingehalten werden.
Vorteile mit DMS – Dokumentenmanagement für KMU und kleine Büros
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) führt die notwendige Protokollierung immer im Hintergrund durch. Sie schützt genauso vor Verlust und unberechtigten Zugriffen. Es organisiert automatisch eine GoBD-konforme Aufbewahrung von digitalisierten Rechnungen und allen weiteren Dokumenten. Daraus entsteht bereits eine große Erleichterung des Arbeitsalltags. Mitarbeitende können sich nun rein auf Arbeitsschritte oder -prozesse konzentrieren.
Außerdem sinkt der Aufwand erheblich, der ohne DMS nötig ist, um Unterlagen zu suchen und eventuell an den Arbeitsplatz zu holen. Schon vor rund zehn Jahren schätzte eine IDC-Studie den durchschnittlichen täglichen Zeitaufwand für solche Nebentätigkeiten auf rund eine Stunde pro Tag und Büroarbeitsplatz. Mit einem digitalen Dokumentenmanagementsystem reduziert sich diese Zeit auf wenige Sekunden pro Vorgang. Denn über smarte Ablageroutinen lässt sich jedes Dokument anhand von Suchbegriffen oder Schlagwörtern im Handumdrehen am Schreibtisch aufrufen – oder ebenso im Homeoffice und mobil mit jedem beliebigen Endgerät.
So sehr Selbstständige oder kleine Büros und Unternehmen solche Vorteile der Digitalisierung mit DMS begrüßen: Oft bleibt die Frage nach dem Preis. Der fällt geringer aus, als viele denken – besonders für ein Cloud-DMS. Gern verraten wir Ihnen dazu unverbindlich mehr und beraten Sie persönlich. Sprechen Sie einfach mit uns!