Digitales Dokumentenmanagement bietet viele Möglichkeiten für mehr Effizienz bei alltäglichen Workflows. In der Praxis wird dadurch in naher Zukunft jedoch kein komplett papierloses Büro entstehen. Eine Reihe von Unternehmen hält Papierdokumenten allerdings auch dort noch die Treue, wo Papier längst nicht mehr notwendig wäre: bei der Archivierung. Zahlreiche Dokumente unterliegen Aufbewahrungspflichten. Zu diesen besteht vielfach Unsicherheit: Was muss wie lange aufbewahrt werden? Und: Genügt eine digitale Archivierung? Oft scheuen Verantwortliche davor zurück, diesen und weiteren Fragen von Fall zu Fall nachzugehen. Denn es gibt einen bequemen Ausweg. Alte Dokumente werden dabei einfach hybrid verwahrt – als Digitalversion im Dokumentenmanagementsystem (DMS) und irgendwo in einem Aktenarchiv in physikalischer Form. Das Potenzial der Digitalisierung verliert in diesem Bereich dadurch allerdings einige Wirkung.
Regel- und gesetzeskonforme Scan- und Ablageprozesse
Wer eine hybride Archivierung nutzt, muss auch Folge- oder Nacharbeiten bei einzelnen Vorgängen weiterhin zweigleisig managen. Denn in dem Konzept müssen auch diese Arbeiten und Dokumente digital wie physikalisch abgelegt oder bearbeitet werden, um eine vollständige Archivierung zu sichern. Das verursacht erheblichen Mehraufwand. Während ein DMS ansonsten hilft, Aktenberge und Archive abzubauen, bleibt der alte Archivierungbedarf hier kaum verändert bestehen. Dabei gibt es eine einfache, gesetzeskonforme Lösung für jede Dokumentendigitalisierung bis ins Archiv: ersetzendes Scannen.
Ersetzendes Scannen kurz erklärt
Das ersetzende Scannen umfasst mehr als die einfache digitale Erfassung eines Dokuments. Es garantiert außerdem Datenintegrität und -sicherheit. Dazu werden Berichte und Rohdaten zu jedem Scan gespeichert. Digitale Signaturen wie die von VIDsigner können diese ergänzen und zusätzlich absichern. Es entstehen sogenannte „True Copies“, die allen gesetzlichen Anforderungen zur Dokumentenarchivierung entsprechen. Schlagworte – Intelligent Indexing – sichert zusätzlich die einfache Auffindbarkeit aller Dokumente binnen Sekunden und das DMS erlaubt gleichzeitig einen Zugriff auf alle Dokumente zu jeder Zeit und von jedem Ort aus.
So realisieren Sie gesetzeskonform Ersetzendes Scannen
Für diesen gesetzeskonformen Scan- und Ablageprozesse gelten zwei Richtlinien des Bundesamts für Sicherheit in der Informationssicherheit (BSI):
- TR-03138 (Resiscan) für Ersetzendes Scannen
- TR-03125 (ESOR) zur Beweiserhaltung kryptographisch signierter Dokumente
TR-Resiscan definiert sichere Scanprozesse und die Übernahme der Sicherheitsmerkmale eines Papierdrucks in digitale Dokumentenversionen inklusive Compliance beziehungsweise Nachweisfähigkeit bei diesem Prozess. TR-ESOR umfasst dazu klare Prozesse rund um Freigaben durch digitale Signaturen, Siegel oder Zeitstempel. Beide zusammen schaffen einen regelkonformen Rahmen zur digitalen Archivierung und schließen Integritäts- oder Medienbrüche aus. Papierdokumente müssen anschließend nicht mehr aufbewahrt werden.
Sie können diesen gesetzeskonformen Scan- und Ablageprozess in wenigen Schritten aufbauen:
- Sammeln Sie zuerst alle relevanten Inhalte.
- Analysieren Sie danach Ihr vorhandenes Scan-Konzept und beantworten Sie Fragen dazu, was Sie für gesetzeskonforme Scan- und Ablageprozesse anpassen müssen.
- Halten Sie die neuen Prozesse konkret fest und dokumentieren Sie die veränderten Abläufe.
- Definieren Sie anschließend die organisatorischen, personellen und technischen Anforderungen für die Umsetzung.
- Berücksichtigen Sie außerdem die Anforderungen zur Beweiserhaltung.
- Beginnen Sie mit der Umsetzung Ihres Scankonzepts.
Das erscheint Ihnen zu aufwendig? Dann fragen Sie nach unseren zuverlässigen, professionellen Scandienstleistungen für gesetzeskonforme Scan- und Ablageprozesse.