Auf die Funktionsweise eines digitalen Dokumentenmanagementsystems (DMS) wurde hier im Blog von docu-fix.de schon an verschiedenen Stellen eingegangen. Mit diesem Beitrag bekommen Sie dazu noch mehr Informationen und weitere Einblicke in ein DMS. Heute dreht sich dabei alles um die zentrale DMS-Technik: die Dokumentenklassifizierung oder auch Textklassifikation.
Was bedeutet Dokumentenklassifizierung?
Dokumentenklassifizierung beschreibt den Vorgang des Auslesens von Textinformationen und deren Analyse sowie die Einordnung der Dokumente in bestimmte Kategorien anhand des Analyseergebnisses.
Einblicke in ein DMS: So funktioniert Dokumentenklassifizierung
DMS nutzen für die Textklassifikation maschinelle Lernprozesse. Für die erste Einrichtung und das individuelle Anlernen des Systems kommt ein Supervised Learning zur Anwendung. Die Klassifizierung folgt dabei diesen Schritten:
#1 Datenvorbereitung: Umwandlung von Dokumenten in Datensätze
#2 Aufbereitung: Extraktion von Textmerkmalen wie Wörtern oder anderen Daten, mit denen der DMS-Algorithmus Muster in den Dokumenten beziehungsweise Datensätzen erkennen kann.
#3 Training des DMS: Nun wird das DMS mit Test-Dokumenten gefüttert, um die automatische Erkennung und Klassifizierung zu lernen.
#4 Feinabstimmung der Klassifizierung: Mit den Ergebnissen des Trainings erfolgt eine Feinjustierung der Erkennung.
#5 Anwendung mit echten Dokumenten: Jetzt erhält das DMS erstmals Dokumente aus dem Unternehmensalltag und wird unter realen Bedingungen getestet.
#6 Letzte Qualitätskontrolle: Erfordert der Erkennungs- und Klassifizierungsprozess noch finale Anpassungen?
Bei Bedarf kann hier auch noch einmal in die Trainingsphase zurückgegangen werden. Generell gilt: Die Menge der Trainingsdaten und ihre Qualität hat großen Einfluss auf die Leistung im Alltagseinsatz.
Techniken zur Dokumentenklassifizierung
Textklassifikation kommt nicht nur in DMS zum Einsatz. Beispielsweise Spam-Filter oder Wissensmanagementsysteme nutzen die Klassifizierung ebenfalls. Sie bedient sich dabei heute je nach Anbieter oder Programmierer verschiedener Technologien:
- Maschinelles Lernen (ML)
- Deep Learning mit neuronalen Netzwerken wie beim KI-basierten Intelligent Indexing der DocuWare-DMS
- Natürliche Sprachverarbeitung (NLP), eine KI-Technik, die menschliche Sprache in Echtzeit erkennen und verarbeiten kann
Darauf aufbauend nutzen Klassifizierungsanwendungen dann weitere Technologien wie etwa die Feature-Extraktion, um Wörter und andere Daten für das System erkennbar zu machen.
Diese Vorteile bietet die Dokumentenklassifizierung
- vielfältige Einsatzmöglichkeiten, wann immer bestimmte Merkmale oder Muster in (auch sehr großen) Textdaten identifiziert werden sollen
- hohe Genauigkeit und Zuverlässigkeit
- deutliche Zeiteinsparung gegenüber einer manuellen Textbearbeitung und -klassifizierung
- schnelle, präzise Suchmöglichkeiten
- skalierbar für unterschiedliche Dokumenten- oder Textmengen
- verbesserte Zusammenarbeit mit den Texten im Team oder unternehmensweit
- für alle Compliance- oder Datenschutzanforderungen geeignet – etwa mit Versionskontrollen oder der automatischen Einhaltung von Aufbewahrungsfristen
Welche Art von Dokumenten unsere DocuWare-DMS für Sie verarbeiten sollen, spielt keine Rolle. Ihre smarte Dokumentenklassifizierung funktioniert mit Rechnungen wie mit Personalakten oder Verträgen und mehr. Spezielle Branchenlösungen sind auch für Spezialdokumente bereits vorbereitet. Von den Vorteilen eines DMS kann dabei jedes Unternehmen profitieren – unabhängig von der Unternehmensgröße. Damit gelingt auch KMU ein großer Digitalisierungsschritt mit allen Vorteilen bei der Nutzung digitaler Workflows.