Nach der Entscheidung für Cloudlösungen im Büro kann der Einstieg grundsätzlich sofort erfolgen. Die schnelle Verfügbarkeit zeichnet Cloudservices ebenso aus wie ihre jederzeitige Skalierbarkeit. Planung, Beschaffung und Installation entfallen hier. Dennoch sollten Sie beim Einstieg in cloudbasierte Büroautomation immer drei Schritte berücksichtigen.
#1 Identifizieren Sie die wichtigsten Workflows für eine Automation
Dokumentenlastige Abläufe bieten Ihnen das meiste Potenzial, um Effizienzgewinne durch eine Automation zu erzielen. Sie kosten Ihre Knowledge Worker viel Zeit, die ohne Automation für anspruchsvollere oder strategische Aufgaben fehlt. In der Regel konzentrieren sich diese Abläufe in der Unternehmenszentrale oder -verwaltung – etwa in der Buchhaltung, im Personalwesen oder im Vertragsmanagement. Ein digitales Vertragsmanagement, digitalisierte Personalakten oder ein digitales Rechnungswesen sollten deswegen zu den ersten Automationsprojekten gehören.
#2 Schnittstellen für die Cloudlösungen finden
Ein typisches Merkmal cloudbasierter Workflow-Lösungen ist ihre einfache und nahtlose Integration in bestehende Systeme beziehungsweise Anwendungen. Sie ersetzen diese nicht, sondern erweitern sie lediglich – wenn auch um entscheidende Qualitäten. Welche bisherige Software nutzen Sie in den jeweiligen Bereichen?
In der Buchhaltung arbeiten oft sevDesk, lexoffice, Sage oder DATEV. PeopleSoft ist im Personalbereich verbreitet und rund um das Vertragswesen bildet meist Microsoft Word das zentrale Anwendungsprogramm. Hier müssen Sie sich keine große Gedanken machen. Die meisten Cloudanwendungen besitzen Schnittstellen für einige Hundert Anwendungen und integrieren sich mit ihren Funktionen nahtlos in die bekannten Umgebungen. Unser Partner DocuWare liefert dafür ein gutes Beispiel. Die lange Liste von Schnittstellen erleichtert Ihren Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern den Einstieg enorm. Einzig bei Spezialsoftware und fortgeschrittener Digitalisierung mit Anlagensteuerung erfordert der Punkt Integration eine genauere Prüfung, ob dafür bereits Schnittstellen vorhanden sind oder welcher Programmieraufwand dafür entsteht.
#3 Cloudbasierte Büroautomation: Ihr Anbieter und Digitalisierungspartner
Sie können kurzfristig in die cloudbasierte Automation einsteigen und – theoretisch – ähnlich schnell einen Anbieter wechseln. In der Praxis entsteht durch einen Wechsel aber immer erhöhter Aufwand. Deswegen lohnt sich im Vorfeld einer Entscheidung ein genauerer Blick auf einzelne Anbieter und ihre Produkte oder Services. Nicht jedes als „cloudbasiert“ deklariertes Angebot bietet tatsächlich alle Vorteile einer guten Cloudlösung. Entscheiden Sie sich immer für ein komplettes Paket mit
- verteilter Erfassung
- konfigurierbaren Workflows
- sicherer Archivierung und
- zuverlässigen Zugriffsmöglichkeiten.
Eine erfolgreiche Digitalisierung vollziehen sie nur mit der Unterstützung aller Mitarbeitenden. Diese gewinnen Sie am ehesten, wenn die Arbeit mit den neuen Anwendungen ohne lange Einarbeitungszeiten gelingt. Das macht Einfachheit zu einem zentralen Entscheidungskriterium bei der Auswahl einer Cloudlösung.
Datenschutz und -sicherheit bedeuten zwei weitere wichtige Faktoren. Durch die Nutzung von Cloudservices geben Sie diesen für Unternehmen sehr aufwendigen Bereich weitgehend ab und müssen sich darauf verlassen können, dass Ihr Digitalisierungspartner ihn gemäß aller Vorgaben erfüllt. Mit unseren docu-fix-Lösungen von DocuWare halten Sie diese und andere Compliance-Anforderungen immer ein. Genauso benötigen Sie ein Produkt, das auf führenden großen Cloud-Infrastrukturen aufbaut und nicht nur auf ein oder zwei lokalen Rechenzentren gründet. Nur dann ist eine durchgängig hohe Performance und Verfügbarkeit gewährleistet. Aufbau und zuverlässiger Betrieb solcher Strukturen erfordern einen hohen Aufwand, den nur wenige größere Anbieter kontinuierlich leisten können. DocuWare zählt dazu und konnte schon über 17.000 Unternehmen in über 100 Ländern von cloudbasierter Büroautmation mit umfangreichen DocuWare-Lösungen überzeugen. Vielleicht schon bald auch Sie?