Bei der Entscheidung zur Digitalisierung von Arbeitsprozessen mit einem Dokumentenmanagementsystem fällt die Wahl häufig auf ein cloudbasiertes DMS. Im Vorfeld wie auch später entsteht vielfach die Frage: Ist ein Cloud-DMS sicher? Dazu geben wir Ihnen hier die Antwort.
Die zwei Möglichkeiten zur Nutzung eines DMS
Sie können ein Dokumentenmanagementsystem zuerst mit einem Server und Clients in Ihrer lokalen IT-Landschaft installieren. Alternativ erhalten Sie von DMS-Anbietern wie unserem Partner DocuWare cloudbasierte DMS-Lösungen für alle Branchen und Unternehmensgrößen. Hierbei handelt es sich um Software-as-a-Service. Die DMS-Software, unternehmensspezifische Anpassungen und sämtliche Daten beziehungsweise Dokumente werden dabei in der Cloud – auf IT-Ressourcen des Anbieters – zur Verfügung gestellt. Sie benötigen keinerlei eigenen Hardwareressourcen und müssen sich weder um Softwareinstallationen noch um Updates selbst kümmern. Es genügt ein Endgerät mit Internetbrowser und einem einigermaßen schnellen Internetzugang für den flüssigen Zugriff auf Ihr DMS. Die Nutzung in der Cloud braucht keine einmaligen Investitionen in die Software, zusätzliche oder neue Hardware und IT-Service. Sie bezahlen die DMS-Nutzung in der Cloud wie ein Abonnement zu gut kalkulierbaren Kosten auf monatlicher Basis. Hier sind sämtliche Kosten für die DMS-Software, Hardwareressourcen, IT-Sicherheit, Updates, Wartung oder Service inbegriffen. Bei einer eigenen Installation müssen Sie neben Anfangsinvestitionen mit variablen, unklaren Folgekosten rechnen. Bei einem Cloud-DMS buchen Sie ein Paket mit variablen Benutzerlizenzen und Speicherplatz oder Erweiterungen genau passend für Ihre Anforderungen. Ändern sich diese eines Tages, passen Sie das Paket einfach kurzfristig an. Mit der Anpassung einer eigenen Installation ist ein wesentlich größerer Aufwand verbunden. Bei der Leistung, der Verfügbarkeit oder Sicherheit eines Cloud-DMS können Sie sich immer auf höchste Standards und Qualität verlassen, die kaum ein Unternehmen für eine eigene Installation selbst finanzieren und laufend aktualisieren könnte. So werden DMS für KMU überhaupt erst zu erschwinglichen Digitalisierungslösungen für Produktivitätssteigerungen. Aber wie sieht es nun mit der Sicherheit Ihrer Daten in der Cloud aus?
Sicherheitsaspekte von Cloud-DMS und anderen cloudbasierten Lösungen
Die Bedrohung durch Cyberangriffe zählt für beinahe jedes Unternehmen zu den zentralen Sicherheitsfragen. Zu Recht, denn die Zahl der Attacken steigt regelmäßig und die Folgen eines erfolgreichen Angriffs können für die Unternehmung teuer bis existenzbedrohend werden. Grob unterteilt gibt es drei große Risiken:
- unbefugter Datenzugriff mit Datendiebstahl oder Erpressung
- Unterbrechung der Systemverfügbarkeit mit Betriebsausfällen
- Datenverluste
In allen Fällen drohen monetäre wie nicht-monetäre Schäden. Zwei Faktoren schützen davor: hard- sowie softwarebasierte IT-Sicherheit und eine ausgeprägte IT-Kompetenz aller mit der IT und dem DMS befassten Personen. Diese Kompetenz sollten Unternehmen allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern immer vermitteln! Besonders in KMU sind diese jedoch meist noch mit weiteren Aufgaben betraut. Bei der IT-Sicherheit kann es dann zu Nachlässigkeiten kommen. Diese können Cyberkriminellen Tür und Tor öffnen – egal, ob Sie eine eigene DMS-Installation oder ein Cloud-DMS nutzen. Ein unsicheres 08/15-Passwort genügt dafür schon. Deswegen ist ein ausgeprägtes Sicherheitsbewusstsein bei den Mitarbeitenden in jedem Fall unverzichtbar!
Anbieter von DMS oder anderen Services in der Cloud beschäftigen dagegen ganze Teams, die sich rund um die Uhr nur um die Sicherheit der Software und Systeme kümmern. Daneben nutzen sie professionelle Soft- und Hardware für maximale Cybersicherheit. Kaum ein einzelnes Unternehmen kann solchen Aufwand stemmen. Outsourcing an Sicherheitsdienstleister bietet eine Lösung, schafft aber zugleich einen weiteren größeren Kostenfaktor. Bei einem Cloud-DMS gehört Sicherheit auf höchstem Niveau zu den Inklusivleistungen – mit Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz und mit anerkannten Zertifizierungen zur IT-Sicherheit.
Eine hundertprozentige Sicherheit erhalten Sie selbst dadurch nicht. Diese bekommen Sie aber niemals und von niemandem garantiert. Mit einem Cloud-DMS von DocuWare können Sie sich jedoch immer auf über 35 Jahre Erfahrung und Know-how für Dokumentenmanagement und Datensicherheit verlassen.