Sie erstellen und bearbeiten jeden Tag viele Dokumente oder archivieren diese. Dabei nutzen Sie wahrscheinlich in erster Linie Ihren Computer und vielleicht sogar ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Damit Sie hier das volle Potenzial digitaler Dokumentenverarbeitung oder -verwaltung nutzen können, kommt es zuerst auf eine gut strukturierte Dokumentenerfassung an.
Darum ist die Dokumentenerfassung so wichtig für Ihre tägliche Arbeit
Dokumentenerfassung sammelt nicht nur verschiedenste Dokumente und bedeutet mehr als einen Arbeitsschritt. Sie beinhaltet einen ganzen Prozess aus Erfassung, Extraktion aller Dokumenteninhalte und zuletzt die Speicherung mit vorgegebenen Strukturen. Auf diese Weise lassen sich Papierdokumente, E-Mails und digitale Dokumente sowie Multimediadateien erfassen und in einem einheitlichen Muster ablegen. Dieses ist wesentlich für die spätere effiziente Dokumentenverwaltung mit der Suche nach Inhalten, Analysen und mehr. Der Erfassungsprozess findet digital und automatisiert statt, um ihn so einfach und schnell wie möglich zu gestalten. Sie können ihn selbst organisieren oder – besser – ganz einem DMS überlassen.
Die Erfassung strukturierter, wiederkehrender Daten etwa aus Formularen oder digitalisierten Rechnungen gelingt immer leicht. Unstrukturierte Daten wie die Texte in Dokumenten oder E-Mails bedurften lange Zeit einer manuellen Erfassung. Erst moderne Technologien – zum Beispiel die Künstliche Intelligenz (KI) in den DMS unseres Partners DocuWare – erlauben den nächsten Schritt hin zu einer automatisierten, effizienten Dokumentenerfassung, die zuverlässig alle Informationen ohne menschliches Zutun verarbeiten kann. Weitere Technologien in diesem Bereich sind:
- Intelligent Document Recognition (IDR), die die optische Zeichenerkennung (OCR) bei Papierdokumenten um KI für die Erfassung selbst sehr komplexer Dokumente ergänzt.
- Natural Language Processing (NLP) mit einer Erfassung nach linguistischen Modellen, um Bedeutung oder Kontext von Dokumenteninhalten zu analysieren und relevante Informationen zu extrahieren.
- Bar- und QR-Codes mit hinterlegten Informationen
- automatische Formularerkennung inklusive Bearbeitung wie dem automatisierten Ausfüllen der Formulare
Die DocuWare-DMS für kleine und große Unternehmen verbessern ihre Dokumentenerfassung oder Verarbeitungsmöglichkeiten außerdem laufend durch Maschinelles Lernen. In kürzester Zeit erreichen sie dadurch eine sehr hohe Zuverlässigkeit und genauso hohe Automatisierungsgrade. Das ergibt für Sie viele Vorteile.
Von dieser Dokumentenerfassung profitieren Sie Tag für Tag
- durch mehr Effizienz: Die relevanten Informationen jedes Dokuments stehen Ihnen direkt für alle Arbeitsprozesse zur Verfügung. Automatisieren Sie Workflows und reduzieren Sie aufwendige manuelle Prozesse auf ein Minimum.
- durch weniger Ressourcenaufwand: Sparen Sie Druckkosten, Platz und zuletzt viel Zeit bei der Dokumentenbearbeitung oder -verwaltung.
- durch verbesserte Datenintegrität: Schützen Sie Ihre Daten besser vor Beschädigung oder Verlust.
- durch optimale Datenverfügbarkeit: Greifen Sie auf alle Informationen ortsunabhängig zu – für eine verbesserte Zusammenarbeit auch standortübergreifend.
- durch ganz neue Analyse- und Suchoptionen: Nutzen Sie Ihren kompletten Datenbestand für vollständige Einblicke in Geschäftsprozesse und zur fundierten Entscheidungsfindung.
- durch verbesserte Compliance: Erfüllen Sie externe und interne Vorgaben einfach auf einer kompletten Datenbasis.
Sie wollen mehr erfahren oder wissen, welches DMS zu Ihrem Unternehmen passt? Wir beraten Sie gern persönlich & ganz unverbindlich.