Alle Unternehmen benötigen, falls noch nicht vorhanden, in der Zukunft eine Lösung, um die E-Rechnungspflicht zu erfüllen: eine Software für das Rechnungsmanagement. Deren Einsatz bietet darüber hinaus viele weitere Vorteile. Hier erfahren Sie alles Wesentliche zum Umstieg auf ein digitales Rechnungsmanagement.
Rechnungsmanagement – eine komplexe Aufgabe
Die Verarbeitung von Rechnungen mit Erstellung beziehungsweise Empfang, Bearbeitung und Archivierung ist ein umfangreicher Prozess mit oft vielen beteiligten Personen oder Abteilungen. Durch die Komplexität entsteht ein hoher Zeitaufwand sowie das Risiko von Bearbeitungsfehlern. Das bedeutet immer hohe Kosten für jede einzelne Rechnung. Die langen Bearbeitungszeiten verhindern zusätzlich oft, dass gegenüber Lieferanten Skonti genutzt werden können – eine weitere finanzielle Belastung.
Hilfe durch Digitalisierung
Ein Teil des Bearbeitungsaufwands entsteht durch die heute noch weitgehend üblichen unterschiedlichen Rechnungsformate von der Papierrechnung bis hin zu Rechnungen in diversen Dateiformen. Sie führt maschinell lesbare Rechnungsformate verbindlich ein, die in automatischen Prozessen ohne manuelles Zutun verarbeitet werden können. Aktuell nutzt nur ein Teil der Unternehmen bereits ein vollständiges digitales Rechnungsmanagement. Die meisten arbeiten mit auf den regelmäßigen Rechnungsverkehr angepassten Provisorien. Das verbessert zwar schon die Effizienz gegenüber der rein manuellen Rechnungsbearbeitung, lässt aber viel Potenzial ungenutzt. Sekundäre Prozesse – etwa die Archivierung oder der Rechnungsausgang – laufen daneben nach wie vor manuell und papierbasiert ab mit der entsprechend hohen Arbeitsintensivität und Fehleranfälligkeit. Eine derartige Teilautomatisierung beinhaltet aber nicht nur solche Nachteile. Sie ist auf Dauer außerdem nicht zukunftsfähig. Wechseln Sie deswegen gleich zu einem Rechnungswesen 4.0, einem vollständig digitalisierten Rechnungsmanagement.
So funktioniert digitales, automatisiertes Rechnungsmanagement
Hier beschreiben wir den Prozess unter Einbezug verschiedenster Rechnungsformate, die auch mit der kommenden E-Rechnungspflicht noch ein paar Jahre gebräuchlich bleiben werden.
- Zuständige Mitarbeitende in der Buchhaltung erhalten die Rechnung eines Lieferanten.
- Die Rechnung wird in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), ECM-Modul (Enterprise Content Management) oder andere E-Rechnungslösungen eingelesen oder eingescannt, welche die Rechnungsdaten extrahieren.
- Im Rahmen einer Dunkelbuchung kann das System vollautomatisch die Rechnung prüfen, Buchungen vornehmen, die Zahlung veranlassen und Rechnungen archivieren.
- Alternativ kann die Rechnung – zum Beispiel ab einer bestimmten Rechnungshöhe – Mitarbeitenden für eine manuelle Überprüfung zugeleitet werden. Nach deren Okay erfolgen die weiteren Bearbeitungsschritte wieder automatisch.
Das ergibt:
12 Vorteile mit digitalem Rechnungsmanagement
- rationalisierte Arbeitsabläufe
- verkürzte Zahlungszyklen
- verbesserter Cashflow
- höhere Produktivität – abteilungsübergreifend auch im Einkauf, bei Warenwirtschaft und Kundenservice
- weniger Bearbeitungsfehler
- Ausschluss doppelter oder fehlerhafter Zahlungen
- geringerer Kontrollaufwand
- vereinfachte Berichterstattung und Budgetierung
- vollständige Transparenz der gesamten Abrechnungsprozesse
- effizienter Datenaustausch zwischen den Softwaresystemen des Unternehmens
- nahtlose Anbindung an externe Systeme wie DATEV und mehr
- wichtiger Schritt zur digitalen Transformation des gesamten Unternehmens
Natürlich bleiben auch einige Herausforderungen bei der Implementierung zu meistern. Sie gleichen denen anderer digitaler Transformationsschritte.
Zuerst sind die technischen Neuerungen zu schaffen. Hierzu gehört beispielsweise die Auswahl geeigneter Systeme für Ihr Unternehmen. Dabei helfen Ihnen unsere Expertinnen und Experten gern. Eventuell gibt es Bedenken oder Widerstände unter den Mitarbeitenden. Diesen begegnen Sie mit einer transparenten Kommunikation zu den Veränderungen und ihren Vorteilen für das gesamte Unternehmen wie für alle Mitarbeitenden. Hier hilft auch eine umfangreiche Einführung in die neue Technologie, die durch kontinuierliche Schulungen in der Zukunft begleitet werden sollte.
Schließlich müssen interne Sicherheitsmaßnahmen auf die neuen Systeme angepasst werden, um den Schutz der sensiblen Finanz- beziehungsweise Unternehmensdaten zu gewährleisten. Neben dem Schutz vor Cyberangriffen gilt es zugleich, gesetzliche Vorgaben zum Umgang oder der Speicherung von Finanzdaten einzuhalten.
Planen Sie den Umstieg sorgfältig und nutzen Sie weitere Erfolgsfaktoren für Digitalisierungsprojekte. Dann profitiert Ihr Unternehmen direkt von der neuen Effizienz durch ein digitales Rechnungsmanagement.