Die Digitalisierung bringt laufend neue Technologien, Anwendungen und Lösungen hervor – beschrieben durch immer neue Begriffe oder Abkürzungen. Da fällt es nicht unbedingt leicht, den Überblick zu behalten. Denn häufig geht es auch nur um marginale Abgrenzungen oder Definitionsunterschiede für ein und dasselbe Thema. Ein Beispiel dazu liefert der Bereich Organisation und Nutzung von Daten, Prozessen und Diensten.
Brauchen Sie hier ein Enterprise Content Management (ECM)? Nehmen Sie besser ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS)? Oder sollte es eine Content Services Platform (CSP) sein?
DMS und ECM – der Unterschied
Dokumentenmanagement mit einem DMS bietet eine effiziente, sichere Lösung für die Verwaltung von Dokumenten oder Papieren aller Art in einem Unternehmen inklusive der damit verbundenen Workflows. Ein ECM oder Enterprise Content Management geht noch einen Schritt weiter und kann die gesamten Daten eines Unternehmens aufnehmen. Dazu zählen etwa Multimediadateien oder auch Prozessdaten zum Beispiel aus der Produktion.
Ausgehend von dieser klassischen Definition bildet ein DMS einen Bestandteil oder eine Unterkategorie im ECM. Zu solchen Bausteinen zählen genauso Enterprise-Resource-Planning (ERP) oder Business-Process-Management (BPM), die beide jedoch über den organisatorischen Aspekt hinausreichen und sich mehr auf die Datennutzung für Analysen oder Entscheidungsfindungen fokussieren.
In der Praxis und Weiterentwicklung dieser einzelnen Systeme verschwimmen die Grenzen jedoch zunehmend. Über Integration und Schnittstellen agieren sie immer flüssiger miteinander. Beispielsweise ein DMS wie das unseres Partners DocuWare arbeitet schon mit über 500 Anwendungen Hand in Hand – vom Mail-Programm über ECM und ERP bis hin zum Customer Relationship Management (CRM).
Diese Integration kann mehr und mehr Systeme unter einem Dach insbesondere für kleinere und mittlere Unternehmen bereits zu einer digitalen Universallösung machen – inklusive Anbindung an Clouddienste oder Team-Portale.
Content Services oder CSP kurz erklärt
Der Begriff der Content Services Platform (CSP) wird vor allem in den USA häufig genutzt, taucht aber ebenso hierzulande jüngst öfters auf. Die Marktforscher und IT-Analytiker von Gartner definieren eine CSP wie folgt:
Eine Content Services Platform entsteht durch integrierte oder separate Dienste und Services für die Nutzung verschiedener Dateninhalte und Ressourcen über Schnittstellen. Ihre Aufgabe ist es, diese Daten und Ressourcen für die verschiedensten Unternehmensbereiche und -anwendungen optimal zu erschließen.
Zur Definition gehören weiter: Skalierbarkeit, Personalisierungsmöglichkeiten, Autarkie oder Flexibilität gegenüber diversen Technologien und Anbietern sowie Künstliche Intelligenz (KI) als Optimierungsfaktor für die Prozessautomatisierung.
Content Services beschreiben damit keine neue, weitere oder zukünftige Lösung für die Unternehmensdigitalisierung. In dem Begriff manifestiert sich viel mehr das Ideal für die Weiterentwicklung bekannter Systeme hin zu universalen, unternehmensweiten Lösungen. Wo diese Erweiterungen bereits vorhanden sind, können auch DMS oder ECM als Content Services gelten.
Der Begriff CSP greift somit letztlich nur einem Digitalisierungstrend vor – der Integration sämtlicher Unternehmensbereiche, -daten und -Workflows in eine einheitliche oder verschiedene, aber vollständig kompatible Anwendungen. Auf dieser Basis schöpfen Unternehmen dann das volle Potenzial der Digitalisierung aus. Ein DMS bringt Sie auf den Weg.
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