Ein DMS oder Dokumentenmanagementsystem bringt jedem Unternehmen, unabhängig von der Größe, immer Vorteile: Arbeitserleichterungen und Effizienz plus Kosteneinsparungen. Dafür muss das DMS aber auch zum Unternehmen passen und eine Reihe von Anforderungen erfüllen – sieben an der Zahl.
#1 Einfache Bedienung, hohe Benutzerfreundlichkeit
Achten Sie bei der Auswahl nicht nur auf eine möglichst lange Liste von Funktionen. Die bleiben bei der Arbeit mit dem DMS außen vor, wenn sie schwierig zu nutzen oder tief unter der Oberfläche versteckt sind. Dann fehlt es an Benutzerfreundlichkeit und diese ist entscheidend für die Akzeptanz bei Ihren Mitarbeitenden. Bewerten Sie diesen Punkt immer genauso hoch wie die technischen Daten einer DMS-Lösung. Schauen Sie sich eine Software, oder ein Cloud-DMS live an oder testen Sie es am besten selbst mit ein paar Anwendungsfällen vor der Entscheidung.
Oder besuchen Sie auch unser docu-fix-Webinar am 04. Juni um 14.30h. Da geht es um das DocuWare-DMS und das typische Anwendungsbeispiel Formularerstellung. Hier anmelden.
#2 Schnelle Wege zu jedem Dokument
Diese eröffnen sich durch eine effiziente Datenstruktur im DMS. Das DMS wird künftig der zentrale Dokumenten- bzw. Datenspeicher Ihres Unternehmens: ein Repository oder in letzter Konsequenz sogar eine Wissensdatenbank, in die das ganze Know-how eines Unternehmens fließt und etwa für Schulungen neuer Mitarbeiter nutzbar wird. Dabei muss das DMS die unterschiedlichsten Daten(formate) verarbeiten können und Metadaten dazu in einer einheitlichen Struktur erfassen. Das funktioniert zum Beispiel mit Intelligent Indexing. Diese Indexierung erlaubt später ein sekundenschnelles Auffinden bestimmter Dokumente mit einfachen oder komplexeren Suchanfragen. Die alte Aktensuche lassen Sie damit Lichtjahre hinter sich und auch die gewohnte Dokumentensuche auf einem Datenspeicher kommt hier bei Möglichkeiten oder Tempo nicht mit.
#3 Nutzen Sie Künstliche Intelligenz
KI gehört in immer mehr Softwarelösungen dazu. In den DMS von DocuWare arbeitet sie mit Intelligent Document Processing besonders effektiv an entscheidender Stelle des Dokumentenmanagements: der Erfassung und Verarbeitung. Nur KI ist hier in der Lage, auch unstrukturierte Daten schnell und verlässlich zu verarbeiten. Einige Dokumente erreichen Sie regelmäßig in gleicher Form. Hier verläuft die automatische Erfassung recht einfach. Die Mehrheit kommt jedoch unstrukturiert, in ständig wechselndem Aufbau herein. KI extrahiert auch in diesem „Chaos“ stets die notwendigen Daten mit minimaler Fehlerquote. Selbst Handschriften oder beschädigte Papiere stellen kein Problem dar. Und Künstliche Intelligenz lernt dabei laufend dazu. Die Dokumentenerfassung Ihres DMS wird dadurch immer schneller und noch zuverlässiger.
#4 Mobile Work
Ob Arbeit im Homeoffice oder im Außendienst: Ihr Unternehmen gewinnt enorm, wenn alle Ihre Mitarbeitenden jederzeit, an jedem Ort vollen Zugriff auf Daten, Dokumente und Workflows haben. Diesen Zugriff erhalten Sie über ein webbasiertes DMS oder mobile Ergänzungen wie Apps. Auch von außerhalb bleiben hier alle Bearbeitungsschritte transparent und sicher. Ihre Prozesse funktionieren weiter wie gewohnt auch bei Abwesenheit der Mitarbeitenden. Die können nun flexibler arbeiten und das gibt immer einen Push bei der Mitarbeiterzufriedenheit.
#5 Sicherheit & Compliance
Umfangreiches Rechtemanagement, Zugriffskontrolle etwa mit Multi-Faktor-Authentifizierung, verschlüsselte Kommunikation oder zertifizierte mehrfache Datensicherung: Das sind heute Standards für die Sicherheit sensibler Unternehmensdaten. Dennoch bietet sie nicht jedes DMS in vollem Umfang. Achten Sie auf diesen existenziell wichtigen Punkt unbedingt – genauso wie auf die Implementierung der zentralen deutschen Rechtsvorschriften wie DSGVO oder GoDB für die digitale Rechnungsbearbeitung. Erst dann wird Ihr DMS revisionssicher und erfüllt alle Anforderungen, ohne dass Sie sich noch um Details wie Aufbewahrungsfristen kümmern müssen.
#6 Integration & Skalierbarkeit
DocuWare-DMS integrieren sich nahtlos in über 500 Anwendungen inklusive Finanzsoftware, ERP, HR und vieles mehr. Die DMS-Funktionen mit Dokumentensuche können direkt in den Anwendungen und plattformunabhängig genutzt werden. Bei Bedarf lassen sich individuell APIs oder iPaaS einschalten. Genauso bedeutsam wie diese vielen Integrationsmöglichkeiten ist die Skalierbarkeit des Dokumentenmanagements. Es sollte in allen Richtungen, bei Nutzerzahlen, Funktionen oder Speicherplatz, dynamisch mit ihrem Unternehmen wachsen können oder Downgrades erlauben.
#7 Anpassungsfähigkeit des Dokumentenmanagements
Das beste Grundgerüst nützt wenig, wenn es sich nicht auf Ihre Bedürfnisse maßschneidern lässt. Der eine hat ein besonders hohes Dokumentenvolumen zu bewältigen, die nächsten stellen überdurchschnittliche Sicherheitsanforderungen und andere wünschen sich eine Erstellungsoption für Funktionen außerhalb des Systemumfangs. Ein DMS muss für alle diese und andere individuelle Anforderungen offen sein. Erst dann entfaltet es sein ganzes Potenzial für ein Unternehmen und wird zukunftssicher.
Die DMS von DocuWare erfüllen alle diese wichtigen sieben Anforderungen an ein gutes digitales Dokumentenmanagement und überzeugen zusätzlich mit vielen weiteren Punkten.
Interesse? Gleich anrufen: 069 348 687 190