Jedes Unternehmen sammelt heute mehr und mehr Daten an. Die preisliche und technische Entwicklung bei Speichermedien hat hier fast alle Grenzen aufgehoben, wie es sie in früheren Jahrzehnten noch gab. Zum Vergleich: Im Jahr 1980 waren für die Speicherung von einem Terabyte (TB) Daten noch rund 1000 Festplatten erforderlich. Die wogen zusammen rund 250 Tonnen und kosteten nebenbei etwa 37 Millionen Euro. Mittlerweile steckt das gleiche Speichervolumen zu einem Bruchteil dieses Preises schon in vielen Smartphones. Jetzt bereiten eher andere Punkte Probleme. Wie speichert man so viele Daten effizient? Wie verwaltet man sie am einfachsten oder organisiert ihre langfristige Aufbewahrung? Als Antwort auf diese und weitere Fragen hilft ein Repository für Ihr Unternehmen weiter.
Was ist ein Repository?
Ein Repository bezeichnet einen zentralen Datenspeicher im Unternehmen. Er kann neben Dokumenten wie digitalisierten Rechnungen und anderen Dateien außerdem Software oder Metadaten aufnehmen. Repositories bilden das vielseitigere digitale Pendant zu alten analogen Archiven und bieten zugleich umfangreiche dezentrale Zugriffs- und Verwaltungsfunktionen oder gewährleisten Datensicherheit und -integrität.
Die verschiedenen Arten von Repositories
Repositories geben noch den größten Datenmengen eine klare Organisationsstruktur. In einem Unternehmensrepository können unterschiedliche einzelne Repositories für individuelle Anforderungen arbeiten.
- ein Dokumentenrepository angelegt in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS)
- Bild- und Medienrepository als eigenes oder in andere Anwendungen integriertes Medienarchiv
- Code-Repository zur Verwaltung von Softwarecode unter anderem mit Versionskontrolle
- wissenschaftliche Repositories oder Wissensdatenbanken (ebenfalls oft mit DMS wie denen unseres Partners DocuWare organisiert)
- Repositories für Metadaten oder die Versionsverwaltung
Für die meisten Unternehmen genügt ein universelles DMS – unter Umständen individualisiert oder mit auf die jeweilige Branche angepasstem Funktionsumfang. Separate Repositories etwa für Code oder Metadaten benötigen eher wenige Unternehmen. Funktionsweise und -umfang gleichen sich bei allen grundsätzlich.
Funktionen eines Repositories im Unternehmen
- Speicherung und automatisierte Organisation von Daten wie beispielsweise mit Intelligent Indexing
- Änderungsverfolgung durch Versionierung
- Zugriffsmanagement durch Benutzerrechtesystem und weitere Sicherheitsmaßnahmen
- ortsunabhängige kollaborative Zusammenarbeit
- Suchoptionen zum schnellen Auffinden und Aufrufen aller Daten
Vorteile eines Repositories – zum Beispiel mit einem DMS
Ein Dokumentenrepository oder DMS bildet den zentralen Baustein zur Digitalisierung Ihres Unternehmens. Es steigert Effizienz und Produktivität bei allen dokumentenbezogenen Arbeitsprozessen. Im Einzelnen zeigt sich dieser Zugewinn hier:
- Metadaten und eine durchgängige Struktur schaffen den Rahmen für effiziente Dokumentenablage, -organisation und -bearbeitung
- schnelle Dokumentensuche und sekundenschnelle Auffindbarkeit an jedem Arbeitsplatz oder mobil
- vereinfachte Zusammenarbeit mit gleichzeitigem Zugriff auf alle Dokumente inklusive Versionierung und weiteren Bearbeitungsinformationen
- Nachverfolgung aller Änderungen mit der Möglichkeit zur schnellen Wiederherstellung älterer Versionen
- Schnittstellen zu anderen Unternehmensanwendungen oder Integration weiterer effizienter Lösungen wie digitalen Signaturen
- Prozessautomation
- Datenschutz
- Wahrung aller Compliance-Anforderungen
- mehr Nachhaltigkeit durch Ersatz papiergebundener Prozesse und geringeren Ressourcenverbrauch
- kostengünstige Cloudlösungen möglich
- Platz- und Zeitersparnis durch den Abbau physikalischer Archive
Digitale Informationsverwaltung und Arbeitsprozesse verlangen nach einer smarten Tool, das die vielseitigen, produktiven Möglichkeiten der Digitalisierung nutzt und integriert: Mit einem DMS erhalten Sie dieses mächtige Werkzeug. Mit dem DMS meistern Sie laufend wachsende Datenmengen ganz einfach und sind optimal gerüstet für den Wettbewerb der Zukunft.