Schätzungen der Analysten von Gartner Inc. gehen davon aus, dass der Schritt in die Cloud in den nächsten Jahren einen der größten Umbrüche in der IT seit Beginn des digitalen Zeitalters markieren wird. Cloudbasierte Lösungen und Softwareservices bieten auch kleinen Unternehmen, Arztpraxen oder Kanzleien und Selbstständigen einen einfachen Zugang zu modernen Workflow-Lösungen, der sonst nur großen Unternehmen offensteht. Dazu gibt es heute Cloudangebote für alle erfolgsrelevanten Bereiche von der Buchhaltung bis zum Personalmanagement und angepasste Lösungen für nahezu alle Branchen. Jede von ihnen steigert mit geringem Aufwand Effizienz und Produktivität sowie die Flexibilität und Wettbewerbsfähigkeit. Erfahren Sie hier alles für Ihren Schritt in die Digitalisierung mit dem Einstieg in cloudbasierte Büroautomation.
Die Vorteile der Cloud für Sie, Mitarbeitende oder Kunden und Partner
Der digitale Arbeitsplatz ist der Arbeitsplatz der Zukunft. Seine Zukunftsfähigkeit bedingt jedoch einen Paradigmenwechsel seines Aufbaus. Dieser basiert bisher in den meisten Fällen auf einer lokalen IT-Landschaft. Sie verursacht für die Installation, bei Pflege und Wartung oder Aktualisierung aber immer hohe Kosten. Zudem ist sie nur schwierig skalierbar. Neben den Kosten fehlt dieser IT schließlich die Flexibilität für zukünftige, immer dynamischere Märkte. Ganz anders sieht es in der Cloud aus:
- Voller Mitarbeiterfokus: Mit Cloudlösungen können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter überall arbeiten – im Homeoffice oder bei Mobile Work und im Außendienst.
- Bessere Kostenstruktur: Cloudanwendungen als Software-as-a-Service zählen zu den Betriebsausgaben und nicht zum Investitionskapital.
- Schnelle Skalierbarkeit: Cloudbasierte Software kann in wenigen Minuten an einen neuen Bedarf angepasst werden.
- Wartungsfrei: Das übernehmen die Anbieter für Sie. Eigene IT-Experten brauchen Sie hier nicht.
- Professionelle Sicherheit: Erhalten Sie IT-Sicherheit mit Standards, die Sie selbst kaum oder nur zu unwirtschaftlichen Kosten etablieren können – immer inklusive.
- Maximales Kundenerlebnis: Cloudlösungen schaffen eine Customer Experience, die sonst nur Großunternehmen anzubieten haben.
Cloudbasierte Büroautomation als zentraler Teil einer digitalen Transformation
Die Notwendigkeit einer digitalen Transformation für die Zukunftsfähigkeit des eigenen Unternehmens ist allen Entscheiderinnen und Entscheidern seit Langem bewusst. Eher bestehen Fragen, welche konkreten Digitalisierungsschritte dem eigenen Unternehmen unmittelbar und längerfristig am meisten weiterhelfen. Für viele Digitalisierungsmaßnahmen erhalten vor allem KMU zudem eine Investitionsförderung. In den notwendigen Digitalisierungsstrategien dürfen Cloudlösungen zur Büroautomation oder für andere Prozesse nicht fehlen. Diese Automatisierung im Office entsteht auf drei Ebenen:
- Erfassung und Bereitstellung von E-Mails, erhaltenen Office-Dokumenten und PDFs, gescannten Dokumenten, mobil erfassten oder elektronisch erhaltenen Dokumenten
- intelligenten Workflows mit automatisierter Verarbeitung, Intelligent Indexing, Bild- oder Datenaufbereitung, Fehlerbehandlung und mobilen Workflows oder Dokumentenklassifizierung und regelbasierter Weiterleitung
- Inhalte wiederfinden, Entscheidungsvorlagen geben und Entscheidungen treffen durch Berichte, Suchen, Integration und Bereitstellung oder Teilen von relevanten Dokumenten und Informationen
Die Möglichkeiten und individuellen Anpassungsoptionen sind praktisch unbegrenzt. Sie funktionieren schnell durch die einfache Integration der Cloudlösungen in alle gängigen Büro- oder Unternehmensanwendungen. Neben Hunderten von Standardschnittstellen kann ebenso eine individuelle Integration in Spezialsoftware programmiert werden. Am Ende entsteht immer ein nahtloser Workflow, der keine große Ein- oder Umgewöhnung erfordert.
Das schafft diese Vorteile:
- Der Bearbeitungsaufwand für manuelle, wiederkehrende Arbeiten sinkt erheblich.
- Es entstehen Freiräume für andere anspruchsvollere oder innovative Aufgaben.
- Entscheidungsprozesse erhalten in kürzerer Zeit eine präzisere Grundlage.
- Lange Suchen nach relevanten Dokumenten oder Informationen entfallen.
- Viele Workflows lassen sich vollständig oder weitgehend automatisieren.
- IT-Kapazitäten werden schnell und einfach anpassbar.
- Es entsteht eine unternehmensweite direkte Kommunikation für Daten, Dokumente und Informationen.
- Der eigene IT-Aufwand sinkt auf ein Minimum.
- Vorhandene IT-Investitionen lassen sich nahtlos weiternutzen.
Sie sind noch unsicher, ob Sie cloudbasierte Lösungen brauchen? Dann beantworten Sie diese fünf Fragen mit Ja oder Nein:
- Arbeiten Sie schon mit digitalen Dokumenten?
- Sind Ihre Unternehmens- oder Kundendaten auf höchstem Niveau sicher geschützt?
- Sind Ihre Mitarbeitenden neben dem Tagesgeschäft überwiegend mit hochwertigen, weiterführenden Aufgaben beschäftigt?
- Müssen Sie keine hohen Kosten mehr für alte IT-Systeme und Softwareanwendungen aufbringen?
- Sind Sie mit den Arbeits- und Informationsprozessen in Ihrem Unternehmen zufrieden?
Wenn Sie nur eine dieser Fragen verneint haben, können Sie und Ihr Unternehmen von einer cloudbasierten Büroautomation profitieren.