Aktuell durchlaufen große Teile der Arbeitswelt eine vierte Revolution. Nach Maschineneinsatz, zuerst mit Dampf, dann mit Elektrizität und später Computern entsteht jetzt mit der Digitalisierung die Arbeitswelt 4.0. Diese erstreckt sich bis in kleine wie große Büros – in das Office 4.0.
Definition des Büros 4.0
Der Begriff des Büros 4.0 definiert sich etwas abweichend von anderen Wirtschaftsbereichen. Hier geht es neben Digitalisierung, Prozessoptimierung und Vernetzung ebenso um Raumkonzepte. Denn im Unterschied etwa zu Industrie oder Logistik verändern sich in Büros parallel die Arbeitskonzepte mit Hybrid oder Smart Working. Die neuen Arbeitsformen inklusive Homeoffice wären ohne spezielle digitale Technologien nicht effizient realisierbar. Diese beeinflussen oft auch die Gestaltung von Büroräumen etwa mit der notwendigen Einrichtung moderner, vernetzter Konferenzräume. Genauso werden Arbeitsplätze flexibler, sind nicht mehr ständig belegt oder werden von mehreren Mitarbeitenden parallel genutzt. Auch diesen Veränderungen muss das Office 4.0 Rechnung tragen und dabei attraktive Arbeitsplätze zeigen, für die die Menschen gern regelmäßig das Homeoffice verlassen.
Die Technologien im Office 4.0
Wenn Arbeit in Präsenz wie Remote stattfinden soll, braucht es einen Zugang auf Unternehmensressourcen von überall aus und zu jederzeit. Dieser lässt sich zum Beispiel über ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) schaffen. Ein DMS kann wie andere Büroanwendungen mit Cloud Computing genutzt werden – eine weitere zentrale Technologie im Büro 4.0. Dazu kommen Kommunikationsanwendungen, die Nachrichten, Anrufe oder Videocalls auf einer Plattform ermöglichen. Durch diese Technologien entsteht nicht nur die Basis für hybrides Arbeiten. Zugleich hält die Automatisierung vieler Prozesse Einzug in die Büros – mit digitaler Rechnungsbearbeitung oder digitalem Vertragsmanagement beispielsweise. Solche Prozessautomatisierung schafft viele Vorteile: enorm verkürzte, besser gesicherte Workflows, freie Kapazitäten bei den Mitarbeitenden und damit ebenso eine Antwort auf den Fachkräftemangel. Es entstehen Kosten- wie Wettbewerbsvorteile und Unternehmen mit einem Office 4.0 gewinnen an Zukunftsfähigkeit.
Das Büro 4.0 ist ein Smart Office
Die Digitalisierung eines Büros kann noch weitergehen. Eine intelligente Steuerung von Licht oder Raumtemperatur verbessert Arbeitsplatzqualität wie Produktivität und trägt zur Senkung von Energiekosten bei. Ein Buchungssystem für Arbeitsplätze, Büros oder Konferenzräume unterstützt hybride Arbeitsmodelle und optimiert die Platz- oder Raumnutzung. Dies bekommt besondere Bedeutung, wenn Unternehmen nun wegen flexibler Arbeitsmodelle ihre Büroflächen reduzieren und weniger Arbeitsplätze installieren. Der Weg in ein smartes Office 4.0 führt über einen Prozess mit überwiegend mittelfristigem Zeithorizont. Er bedeutet eine ganzheitliche Transformation, die Akzeptanz und Unterstützung aller Mitarbeitenden erfordert – angeleitet durch eine Change Management und eine moderne Führung 4.0. So entsteht ein Büro, das als Lean Office nicht nur zukunftssicher ist, sondern zugleich einen Identifikationsort für bessere Mitarbeiterbindung schafft.