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Ein DMS für Smart Working

 

In den letzten Jahren hat sich die Arbeitswelt in vielen Unternehmen ein großes Stück von der Anwesenheit im Büro verabschiedet. Stattdessen zählen nun mehr die Arbeitsergebnisse unabhängig von einem festen Ort, wo sie erbracht werden. Smart Working umschreibt diesen veränderten Fokus. Er zeigt sich in Formen wie Remote Work besonders im Homeoffice oder genereller mit Hybrid Work im Büro und einem weiterem, häufig genutztem Arbeitsplatz beziehungsweise mobil. Smartes Working bietet Unternehmen eine Reihe von Vorteilen. Sie müssen dafür jedoch auch Prozesse verändern oder neue Technologien implementieren – zum Beispiel ein Dokumentenmanagementsystem (DMS).

 

Vorteile von Smart Working

  • Smart Working liefert Kosteneinsparungen durch einen verringerten Bedarf an Büroflächen und geringeren Aufwendungen für deren Ausstattung oder Unterhaltung.
  • Mitarbeitende bekommen mehr Einfluss auf ihre besten Arbeitszeitfenster und werden dadurch produktiver wie zufriedener.
  • Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten mehr Flexibilität und die Möglichkeit für eine verbesserte Work-Life-Balance.
  • Dieser Pluspunkt unterstützt das Personalmanagement beim Recruiting und stärkt generell die Arbeitgeberattraktivität für eine kleinere Fluktuation des Personals im Unternehmen.
  • Sie gewinnen mehr Resilienz, weil sie flexibler auf allgemeine oder individuelle Krisensituationen reagieren können. Ein perfektes, wenn auch extremes Beispiel hierzu lieferte die Coronazeit.

Auf der anderen Seite bringt Smart Working ebenso ein paar Risiken oder Nachteile mit sich. Diese betreffen Mitarbeitende wie Unternehmen gleichermaßen. Auf der Personalseite verschwimmt die Grenze zwischen Arbeit und Privatleben. Manchen fehlt dazu das soziale Miteinander und die persönliche Kommunikation im Büro. Dieser Faktor erlangt umso mehr Bedeutung, wenn eine größere Transformation hin zu digitalen Workflows ansteht oder vollzogen wird. Alternative Kommunikationsformen und -wege müssen wie weitere Future Skills dazu erst erlernt werden.

Unternehmen müssen ihrerseits die Voraussetzungen für Smart Working schaffen. Das erfordert vielfach einige Investitionen sowie einen Wandel der Unternehmensführung: Fürung 4.0.

 

Notwendige Voraussetzungen und Werkzeuge für Smart Working

Smart Working kann nur mit ausreichend leistungsfähigen Endgeräten und Internetverbindungen funktionieren. Diese Voraussetzungen müssen Unternehmen genauso schaffen wie passende Kommunikationsplattformen mit den Lizenzen für gängige Tools zur Kommunikation in Echtzeit. Gegebenenfalls ist zusätzliche Technik für die Verbesserung der Qualität von Audio- oder Videokonferenzen erforderlich. Schließlich brauchen alle Endgeräte sowie die Kommunikation guten Schutz vor Cyberangriffen. Und zuletzt sollten alle gemeinsam oder versetzt an allen Dokumenten und Dateien orts- und zeitunabhängig genauso arbeiten können wie im Büro. Dafür brauchen Sie ein DMS. Das DMS erhöht die Effizienz aller Workflows sogar noch einmal um ein Vielfaches, weil es zahlreiche Arbeitsprozesse remote wie in Präsenz automatisiert und abkürzt.

 

Alles an einem Platz von überall aus verfügbar

Personalakten, Rechnungen, Vertragsmanagement oder Wissensdatenbank: Ein DMS kann praktisch alle Ihre Unternehmensdokumente oder -daten aufnehmen und jederzeit und an jedem Ort zur Verfügung stellen – ein ganzheitliches Repository. Sie können hier die Arbeit nur einiger Abteilungen erfassen oder alle Workflows digitalisieren. Der wichtigste Vorteil beim Smart Working entsteht durch die jederzeitigen und ortsunabhängigen Zugriffsmöglichkeiten von jedem Endgerät aus. Anfragen oder Bearbeitungen erfordern nur einen Internetbrowser, eine stabile Internetverbindung und die passenden Zugriffsrechte. Dann können alle überall genauso produktiv arbeiten wie im Büro.

DMS als zentraler Baustein für die Digitalisierung und Smart Working sind einfach und schnell skalierbar: ein Cloud-DMS noch eher besser als lokal installierte Dokumentenmanagementsysteme. Dennoch sollten Sie immer eine klare Strategie für Smart Working mit einem DMS und anderen Tools entwerfen. Zeigen Sie Ihren Mitarbeitenden danach, wie diese die neuen Möglichkeiten am besten nutzen können und genauso Digital Leadership in der Unternehmensführung. Von dort aus müssen Mitarbeitende in der Regel erst von den Vorteilen der neuen Technologien oder neuen Workflows überzeugt werden! Definieren Sie außerdem Ziele und Kennzahlen, mit denen Sie die Fortschritte und Ergebnisse beim Smart Working messen können.

Smart Working oder DMS bestimmen die Arbeitswelt der Zukunft immer mehr. Machen Sie mit Ihrem Unternehmen die notwendigen Schritte dafür am besten eher heute als morgen. So stärken Sie die Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens sofort.