In Deutschlands Büros wird viel gedruckt. 2018 waren es 26 Seiten pro Tag und Kopf, im ersten Coronajahr 2020 immerhin noch rund 18,5 Seiten. Neuere Zahlen gibt es noch nicht, aber vermutlich dürfte der Papierverbrauch jüngst wieder zugenommen haben. Dabei schwebt seit Jahren das papierlose Büro als Ideal oder Vision über den Offices. Wird es jemals Realität oder bleibt es ein Gedankenspiel?
Wussten Sie schon, dass …
… in einem handelsüblichen nichtrecycelten Paket Drucker- oder Kopierpapier mit 500 DIN-A4-Blättern etwa
- 7,5 Kilogramm Holz,
- 130 Liter Wasser und
- 10,5 Kilowattstunden Energieverbrauch
stecken?
Die alternative Verwendung von Recyclingpapier nimmt zwar ein Stück Nutzungsdruck von den Wäldern, aber weil die meisten Recyclinganlagen noch mit fossilen Energien angetrieben werden, bleibt auch hier unterm Strich eine starke Umweltbelastung
Dazu kommen die hohen Papierpreise. Die Großhandelspreise für Papier oder Pappe lagen 2022 um bis zu 30 Prozent über Vorjahresniveau. Der Anstieg hatte teils mit dem allgemeinen Krisenjahr zu tun, zeigt aber noch mehr die jüngste Rohstoffknappheit bei der Papierproduktion. Denn schon 2021 musste für eine Tonne Zellulose rund ein Drittel mehr bezahlt werden als 2020. Eine Preissteigerung, die zuletzt mit etwas Verzögerung auch im Großhandel oder bei Endkunden ankam.
Im Sinne von Kosteneinsparungen und mehr Nachhaltigkeit im Büro spricht somit viel für das papierlose Büro. Welche Möglichkeiten gibt es bei der Umsetzung?
Ein Weg in das papierlose Büro
Sie können auf Papier verzichten oder zumindest den Verbrauch stark reduzieren. Nutzen Sie stattdessen eine digitale Alternative mit einem Dokumentenmanagementsystem – zum Beispiel das DMS unseres Partners DocuWare.
Im Geschäftsverkehr oder internen Arbeitsabläufen müssen die meisten Dokumente nicht zwingend noch in Papierform vorliegen. Mit einem DMS und digitalen Dokumenten kürzen Sie viele Workflows ab und arbeiten durch die Bank effektiver. Sie sparen Zeit sowie Kosten und gewinnen Freiräume für andere Aufgaben. Denken Sie nur einmal an die Suche nach einem physikalischen Dokument in Aktenordnern oder im Archiv …
Mit einem Dokumentenmanagementsystem haben Sie das gesuchte Dokument in wenigen Sekunden gefunden, ohne den Schreibtisch zu verlassen. Das gelingt durch eine durchdachte elektronische Archivierung nach Schlüsselwörtern oder relevanten Inhalten. Außerdem erweitern die Systeme den Dokumentenzugriff praktisch unbegrenzt – so stehen alle Dokumente jetzt online im Homeoffice oder vor Ort bei Kunden ebenso zur Verfügung wie im Office.
Durch elektronische Signaturen integrieren Sie auch Unterschriftenprozesse nahtlos in den neuen digitalen Workflow. Sicher benötigen Sie auch hier noch manches Dokument in Papierform, aber Dokumentenmanagement bringt Sie dem papierlosen Büro schon sehr nahe. So beantwortet sich die Eingangsfrage: Ein vollständig papierloses Büro bleibt eine Vision – ein weitgehend papierloses Büro können Sie jedoch jederzeit aufbauen.
Das tut Ihren Kosten und der Umwelt gut! Lassen Sie sich dazu gleich unverbindlich eine individuelle Lösung zeigen: von docu-fix.de.