Seit den frühen 90er-Jahren schon stehen in immer mehr Büros Scanner neben Kopierern oder Druckern. Ihr Potenzial für mehr Produktivität im Office blieb dabei lange ungenutzt. Sie wurden anfangs nur zur sporadischen Digitalisierung einzelner Papiere oder Fotos verwendet. In den letzten Jahren jedoch haben sie sich im Zusammenspiel mit verschiedenen Softwareanwendungen zu unverzichtbaren Helfern bei der Digitalisierung eines Büros entwickelt.
Die Technik des Scannens
Scanner nutzen Licht und verschiedene Sensoren zur optischen Abtastung eines Dokuments. Eine Scan-App auf dem Smartphone benötigt sogar nur noch die Handykamera und ein paar Algorithmen für einen Scanvorgang. Der klassische Scanner muss dagegen eine Vorlage noch schrittweise vollständig beleuchten. Das dabei reflektierte Licht wird über eine Linse eingefangen und von Dioden in eine analoge Spannung umgewandelt. Erst dann beginnt die Digitalisierung durch Analog-Digital-Umwandler, die jedem einzelnen Bildpunkt einen bestimmten Digitalwert zuweisen. Dabei entstehen durch verschiedene Farben, Schwarz oder Weiß unterschiedliche Lichtreflektionen und später Digitalwerte. Farbfilter oder Sensoren erkennen dabei die drei RGB-Grundfarben Rot, Grün und Blau sowie ihre unterschiedlichen Abstufungen oder Mischungen. Hell-Dunkel-Sensoren erfassen Schwarz oder Weiß und Grautöne mit ihren Abstufungen. Die gewählte oder technisch mögliche Farbtiefe legt schließlich fest, wie viele Informationen zu jedem Bildpunkt erfasst werden. Beispielsweise ein Scan mit der gängigen Farbtiefe von 24 bit kann so bis zu 16,7 Millionen verschiedene Farbabstufungen enthalten. Für den Scan einer Schwarz-Weiß-Darstellung genügen meist schon 8 bit Farbtiefe – diese bildet bis zu 256 Graustufen ab.
Scansoftware und Scanintegration in DMS und anderer Software
Mit der Physik oder Technik hinter einem Scanvorgang müssen Sie sich aber nicht näher beschäftigen. Geräte oder Software besitzen alle eine einfache One-Click-Lösung. Genauso erlauben Sie über einfache Einstellungen schon Laien individuelle Scaneinstellungen wie zum Beispiel einen vergrößerten Scan. Bei einer Anwendung wie einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) arbeiten Scanner nach Voreinstellungen für die gewünschte Dokumentenverarbeitung. Dabei indizieren sie die Dokumente gleichzeitig nach Schlüsselbegriffen oder Tags und legen sie auf Speichermedien ab. Dieses Intelligent Indexing macht die Scans später in Sekundenschnelle auffindbar. Digitalisieren Sie auf diesem Weg Ihre Rechnungen, Eingangspost und andere Dokumente, gehen Sie einen großen Schritt in Richtung eines papierlosen Büros. Durch diese Digitalisierung des Büros arbeiten Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter um ein Vielfaches effizienter und schneller – direkt im Büro genauso wie im Homeoffice oder mobil. Jetzt muss niemand mehr mühsam alte Akten aus dem Archiv oder Keller holen. Sie stehen auf jedem Computer oder mobilem Endgerät mit Zugriff auf das DMS direkt zur Verfügung, können eingesehen oder bearbeitet werden. Jeder Scanner kann dazu Dokumente im A4-Format oder kleiner verarbeiten. Einige Scanner oder Multifunktionsgeräte meistern auch eine große A3-Vorlage, aber wie sieht es mit noch größeren Papieren wie Bauplänen oder anderen Medien wie Röntgenbildern aus?
Digitalisierung des Büros: Professioneller Scanservice für große Volumina oder Spezialmedien
Komplette Aktenarchive scannen, Belege und Rechnungen digitalisieren, Pläne bis zum Format A0 einscannen oder Röntgenbilder scannen: In all diesen und anderen Fällen helfen wir von docu-fix Ihnen weiter. Mit professioneller Scan-Technik, Sicherheit, Datenschutz und jahrelanger Erfahrung sind wir Ihr Partner in der Rhein-Main-Region für alle Scandienstleistungen. Nach Ihren Vorgaben machen wir aus analog digital und übergeben Ihnen hinterher einen übersichtlichen Datenbestand, den Sie nahtlos in Ihre Anwendungsumgebung einfügen und für neue, effiziente Workflows nutzen können. Lassen Sie sich gleich näher & unverbindlich zu dieser Digitalisierung Ihres Büros beraten.