Sie können ein Dokumentenmanagementsystem als Cloudsoftware nutzen oder das DMS lokal im Netzwerk Ihres Unternehmens installieren. Hierbei sprechen ITler von On-Prem- oder On-Premises-Software. Für diese Installationen müssen Ihre Hardware und Ihr Netzwerk gewisse Voraussetzungen erfüllen. Lesen Sie hier mehr zum Thema DMS-Hardware.
Einsatzmöglichkeiten eines DMS
Aktuell gibt es zwei große Szenarien für die Nutzung eines digitalen Dokumentenmanagements. Im ersten dient das DMS überwiegend zur Ablage und Archivierung von Dokumenten. Dabei werden zum Beispiel Rechnungen digitalisiert und dann nach Freigabe sowie Bezahlung digital und rechtskonform abgelegt. Zugriffe finden danach nur noch selten statt – anders beim zweiten Szenario: Hier realisieren Unternehmen mit dem DMS einen vollständig digitalisierten Dokumenten-Workflow. Rechnungen werden jetzt schon bei Eingang digitalisiert und genauso erfolgt der gesamte Bearbeitungsprozess mit Prüfung, Freigabe oder Abstimmung mit der Warenwirtschaft digital. Die erfolgreiche Einführung eines DMS erfordert im Vorfeld eine ausführliche Analyse, welche Aufgaben oder Prozesse mit dem Dokumentenmanagement digitalisiert werden sollen. Bei der Umsetzungsplanung müssen anschließend auch die Hardwarevoraussetzungen Berücksichtigung finden. Eine Cloudlösung benötigt dabei keine besondere IT. In aller Regel genügt die vorhandene Ausstattung, wenn nicht gleichzeitig zusätzliche Arbeitsplätze realisiert werden sollen. Führende DMS-Anbieter wie unser Partner DocuWare liefern ihr Dokumentenmanagementsystem aber ebenso als individuell angepasstes On-Premise-DMS.
Anforderungen an die DMS-Hardware
Ein Dokumentenmanagementsystem arbeitet nach dem Client-Server-Prinzip. Der Server verwaltet alle Dokumente in einer verschlüsselten Datenbank zusammen mit Metadaten für eine optimierte Bearbeitung sowie weitere Komponenten des DMS. Nutzerinnen oder Nutzer greifen entweder über einen Browser oder eine installierte Client-Software auf den Server zu. In diesem Modell ergeben sich insbesondere für den Server einige Systemvoraussetzungen:
- Datenspeicher mit hoher Lesegeschwindigkeit für schnelle Dokumentenaufrufe. SSD-Speicher sind dabei herkömmlichen Festplatten vorzuziehen und reduzieren außerdem den Platzbedarf für die Speicher.
- Genügend großer Datenspeicher: Ein einzelnes Dokument belegt zwar meist weniger als 100 Kilobyte, aber schon etwa 30 Aktenordner mit rund 450 Seiten füllen ein ganzes Terabyte (TB).
- Leistungsstarker Prozessor: Zusammen mit der Qualität des Datenspeichers entscheidet er über die Arbeitsgeschwindigkeit des DMS. Mit steigender Nutzerzahl wird ein stärkerer Prozessor beziehungsweise eine Mehrprozessor-Lösung erforderlich. Die Mindestkonfiguration für ein kleines DMS liegt bei einem Vierkernprozessor und mindestens 16 GB Arbeitsspeicher. Eine integrierte Texterkennung (OCR) erfordert eine leistungsstärkere DMS-Hardware.
- Netzwerkanbindung: Einzelne Clients sollten mit mindestens 100 Mbit/s auf den DMS-Server zugreifen können.
Im Wesentlichen entsprechen diese Mindestanforderungen bei Server wie Clients den Voraussetzungen für andere gängige Unternehmenssoftware im Netzwerk. Laufen mehrere dieser Anwendungen parallel, erhöht sich der Hardwarebedarf. Außerdem sollten Aspekte der Datensicherheit berücksichtigt werden: mit zusätzlichen Speichermedien für Backups, einem RAID-System als Sicherung bei Ausfall einzelner Datenspeicher oder auch durch die Installation eines Ersatzservers. Mit diesem sogenannten Failover ist gewährleistet, dass das Unternehmen bei einem kompletten Serverausfall nahtlos weiterarbeiten kann. Denn je nach DMS-Nutzung kann es ansonsten direkt zu Umsatzausfällen kommen.
Produktives Arbeiten mit digitalem Dokumentenmanagement erfordert somit auch eine individuelle, vorausschauende Planung der DMS-Hardware. Gern beraten Sie unsere DMS-Experten zu dieser Frage unverbindlich und kostenlos.