Digitales Dokumentenmanagement und Dokumentenmanagementsysteme (DMS) haben sich laut Branchenverband Bitkom schon in der Hälfte der deutschen Büros etabliert. In vielen Bereichen von der Buchhaltung über die Personalabteilung bis zum Vertragsmanagement lösen die Systeme ihr Versprechen von mehr Produktivität und verbesserten Workflows ein. Und für die nahe Zukunft kündigen die Trends beim Dokumentenmanagement sogar schon den nächsten großen Schritt an.
Aus Archiven werden Quellen
Bisher kommen DMS überwiegend als zentrale digitale Ablage für laufende oder abgeschlossene Vorgänge zum Einsatz. Allein dabei ergeben sich eine Menge Vorteile für Arbeitsprozesse oder eine rechtssichere Archivierung. Zugleich bleibt aber viel Potenzial noch ungenutzt. Denn wenn Sie über längere Zeiträume Dokumente wie digitalisierte Rechnungen oder andere Unterlagen speichern, entsteht kontinuierlich ein riesiger Datenschatz. Für sich betrachtet, erzählt jedes Dokument nur von einem einzelnen geschäftlichen Vorgang. In der Gesamtheit können aus allen Dokumenten jedoch tiefe Einblicke in Ihre unternehmerischen Prozesse und Strukturen entstehen. Neue Trends beim Dokumentenmanagement konzentrieren sich darauf, diese Einblicke in Entscheidungshilfen und vorausschauende Analysen zu verwandeln. Softwareentwickler sprechen hier vom Single Point of Truth – einer einzigen allgemeingültigen unternehmensweiten Datenquelle. Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI), Machine Learning (ML), Big Data beziehungsweise Data Analytics liefern mehr und mehr Werkzeuge, diese Daten zu einem Wissenshub und einer Quelle smarter Vorschläge für künftige Entscheidungen zu machen.
Trends beim Dokumentenmanagement: neue Anforderungen einfach meistern
Unternehmen aller Branchen – speziell jene, die in hohem Grad von Einkauf oder Beschaffung abhängig sind –, profitieren besonders stark von dieser nächsten Entwicklungsstufe im Dokumentenmanagement. Steigende Preise, anhaltend instabile Supply Chains, unsichere Auftragslage oder gewachsene Anforderungen durch das Lieferkettengesetz (LkSG) bedeuten für sie komplexe Herausforderungen, die sich entweder nur durch mehr Personaleinsatz oder aber intelligentere Arbeitslösungen beantworten lassen. Nicht nur angesichts des Fachkräftemangels bieten datengestützte Purchase-to-Pay-Prozesse hier den fundierteren Ansatz bei der Neuausrichtung des Einkaufmanagements oder dem Test neuer Beschaffungsstrategien. KI-basierte Analysen liefern dafür schnell optimierte Vorlagen und im Hintergrund gewährleisten die Systeme außerdem die notwendige Compliance.
Bausteine für mehr Nachhaltigkeit im Unternehmen
Die Steigerung der eigenen Nachhaltigkeit stellt branchen- und größenunabhängig für alle Unternehmen eine weitere Herausforderung dar. Dokumentenmanagement bietet dazu schon jetzt Ansätze in Richtung eines papierlosen Büros. Gut ein Zehntel der Unternehmen kommt dieser Vision durch DMS bereits sehr nahe. Neue Technologien eröffnen demnächst den Weg, auch den digitalen Dokumentenbestand noch nachhaltiger zu verwalten – zum Beispiel durch eine automatisierte Bestandspflege mit Entfernen redundanter Daten. Das spart Speicherplatz, Hardware und Energie unabhängig davon, ob Sie vor Ort eigene IT-Landschaften betreiben oder auf Cloud-Lösungen setzen. Letztere finden immer größere Verbreitung und entwickeln sich auch künftig weiter zu einer der zentralen Grundlagen von Green IT oder einer Green Economy und beim Dokumentenmanagement. Denn Techniken wie KI oder ML erfordern hohe Hardwareleistung, die Unternehmen selbst kaum noch zu wirtschaftlichen Kosten implementieren können. Trends beim Dokumentenmanagement weisen deswegen ganz klar in die Cloud.
Gehen Sie mit? Dann lassen Sie sich von unseren Experten zu Cloud und Dokumentenmanagement gleich unverbindlich beraten.