Die Digitalisierung hat längst auch Personalabteilungen oder allgemein den Bereich Human Resources (HR) erreicht. Vor allem größere Unternehmen sind hier bereits viele Schritte gegangen. KMU und kleine Büros vollziehen die digitale Transformation an dieser Stelle noch eher schleppend. Dabei können auch sie von digitalen Personalakten und weiterer Digitalisierung an dieser Stelle profitieren und sich langfristig im Wettbewerb um Fachkräfte besser aufstellen.
Die digitale Personalakte
Hier findet vielfach der Einstieg in die Digitalisierung des Personalbereichs statt. Das Digitalisieren von Personalakten in Papierform gelingt leicht. Die Verwaltung danach übernimmt ein Dokumentenmanagementsystem(DMS) wie das unseres Partners DocuWare. Für einzelne Branchen oder Unternehmensbereiche wie HR wird es einfach mit individuellen Funktionen angepasst. Einer von vielen Vorteilen dieser Lösung: Sie lässt sich frei für jedes Unternehmen oder jede Unternehmensgröße skalieren und steht damit auch KMU zu gut kalkulierbaren Kosten offen. Diese bleiben weit hinter den Effizienzgewinnen in allen Prozessen einer Personalabteilung zurück. Hier entstehen nun Freiräume, um sich etwa der Personalgewinnung oder dem Recruiting intensiver widmen zu können. Diese Aufgabe bekommt immer größere Bedeutung, denn fehlender Nachwuchs, lange oder dauerhafte Vakanzen bremsen die Unternehmensentwicklung aus und verursachen unmittelbar hohe Costs of Vacancy (CoV).
Rechnen Sie hier einfach mal kurz durch, wie hoch diese von Fall zu Fall anwachsen können!
Bei HR ist Umdenken gefragt
Personalabteilungen zählen traditionell eher zur Verwaltung eines Unternehmens. Betrachtet man ausschließlich die Prozesse nach einer Einstellung, während der Unternehmenszugehörigkeit oder beim Ausscheiden von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, trifft diese Kategorisierung zu. Heute jedoch gehört mehr zu einer guten Personalarbeit. Dieser Bereich legt dieser Tage Grundlagen für hybride Arbeitsmodelle wie Homeoffice oder mobiles Arbeiten und muss genauso ein immer innovativeres Recruiting entwickeln, um die besten Köpfe für das Unternehmen zu gewinnen. Die Personalabteilung leistet damit einen wichtigen Service für das ganze Unternehmen und seine Entwicklung. Sie prägt dadurch die Arbeitgeberattraktivität entscheidend mit. Dafür sollte sie möglichst effektiv aufgestellt werden – durch Digitalisierung.
Automatisiertes Personalmanagement
Die vollständige oder weitgehende Automatisierung der Prozesse in einer Personalabteilung steht als Ziel bei der HR-Digitalisierung. Manuelle oder doppelte Arbeitsschritte werden überflüssig. Es entstehen freie Kapazitäten für die Betreuung oder die Gewinnung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Digitalisierte Personalakten in einem DMS erlauben außerdem eine automatisierte individuelle Weiterentwicklung der Beschäftigten mit regelmäßigen Vorschlägen zu Weiter- und Fortbildung. Von hier aus lässt sich daneben leicht jede oder jeder digital erreichen und informieren, wenn es um andere Transformationsprozesse im Unternehmen geht, für die die Mitarbeitenden gewonnen werden sollten. Genauso eignen sich die Systeme für eine Verknüpfung mit Recruiting-Tools oder für die Pflege eines Kandidaten-Pools. Die Digitalisierung des Personalbereichs stärkt jedes Unternehmen nachhaltig. Gern beraten Sie unsere Expertinnen und Experten dazu unverbindlich & individuell.