Die zunehmende, aber oft sehr unterschiedlich ausgeprägte Digitalisierung von Unternehmen zu Unternehmen macht viele Arbeitsprozesse gerade noch komplexer als früher rein analog oder später, wo sie eines Tages vollständig digital ablaufen können. Digitale Rechnungsbearbeitung oder ein ebenso digitalisiertes Vertragsmanagement: Oft hakt die Effizienz digitaler Workflows noch an Medienbrüchen.
Medienbrüche und ihre Problematik kurz erklärt
Ein Medienbruch entsteht immer dann, wenn es bei der Bearbeitung – etwa eines Dokuments – zu Unterbrechungen durch den Wechsel zwischen verschiedenen Informations- oder Kommunikationsformen kommt.
- Er zeigt sich beispielsweise bei der Dokumentenerfassung, wenn ein Papier in Bits und Bytes übertragen werden muss.
- Auch der Datentransfer von einer Software in eine andere und zwischen verschiedenen Systemen zählt zu den Medienbrüchen.
- Weitere Medienbrüche treten unter Umständen beim Transfer zwischen verschiedenen Abteilungen oder mit externen Dritten auf.
- Zuletzt schaffen Compliance und Datenschutz häufiger Medienbrüche, weil verschiedene Systeme nicht immer den letztlich erforderlichen Schutzstandard erfüllen.
Das Problem in allen Fällen: Die Medienbrüche beeinträchtigen Arbeitsprozesse mitunter erheblich. Es entstehen längere Bearbeitungszeiten, die Zusammenarbeit in automatisierten Prozessen gerät ins Stocken, sodass Effizienz und Transparenz der Prozessabläufe merklich abnehmen. Weiter steigt die Fehleranfälligkeit in den Arbeitsabläufen und das Risiko für Verfälschung oder Verlust von Daten nimmt zu.
So vermeiden Sie Medienbrüche
Mit zunehmendem Digitalisierungsgrad Ihres Unternehmens reduzieren Sie parallel Medienbrüche und nähern sich gleichzeitig der maximal möglichen Effizienz digitalisierter Prozesse immer mehr an. Dann können viele Workflows vollständig automatisiert ablaufen. So sparen Sie Zeit wie Kosten, gewinnen Transparenz – oft in Echtzeit – und die Fehleranfälligkeit sinkt auf ein Minimum. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit Künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellen Lernfähigkeiten liefert Ihnen für die Digitalisierung und zur Vermeidung von Medienbrüchen das beste Werkzeug. Es verarbeitet vollautomatisch die Daten oder Metadaten von digitalen Dokumenten in jeder beliebigen Form, vereinheitlicht sie und stellt sie anschließend unternehmensweit für die weitere Bearbeitung zur Verfügung. Papierdokumente werden mittels eines Scans nach den gleichen Kriterien erfasst und im DMS hinterlegt. Der Scan verbleibt als einzige manuelle Tätigkeit bei der Dokumentenerfassung mit einem DMS. Sie nutzen das System im Hintergrund nahtlos in mehr als 500 Anwendungen, die Sie bereits jetzt in Ihrem Unternehmen installiert haben – um Medienbrüche und ihre Folgen müssen Sie sich dann keine Gedanken mehr machen.