docu-fix Scandienstleistungen, Dokumentenmanagement und E-Signatur

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Was ist eigentlich mit meinen Dokumenten passiert?

 

Die Suche nach einem Dokument ist Arbeitsalltag. Genauso kommen täglich Fragen wie diese auf: Wer bearbeitet ein Dokument gerade beziehungsweise wer hat es zuletzt bearbeitet? Liegt es überhaupt noch bei irgendwem auf dem Schreibtisch oder schlummert es längst im Archiv? Arbeiten Sie mit Papierdokumenten, wird die Suche nach Antworten auf diese Fragen schnell zu einem Detektivjob. Dabei vergeht viel Zeit, die Sie sicherlich sinnvoller nutzen könnten. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) spart Ihnen diese Zeit, liefert alle Antworten in Sekundenschnelle und macht Dokumentenbearbeitung transparent. Wie macht ein DMS das?

 

Jede Dokumentenbearbeitung transparent nachvollziehbar

Für Workflows oder Compliance bei der Arbeit mit Dokumenten sind Nachvollziehbarkeit und Transparenz unverzichtbar. Unsere DMS-Lösungen von DocuWare geben Ihnen hier alle Funktionen an die Hand, die Sie für einfache, schnelle Nachvollziehbarkeit und Bearbeitung brauchen:

 

Digitale Anmerkungen und Stempel auf Dokumenten

Mit digitalisierten Rechnungen, Verträgen oder anderen Dokumenten können Sie, Ihre Kolleginnen und Kollegen in einem DMS arbeiten wie mit Dokumenten in Papierform. Alle können individuelle Anmerkungen oder stempelgleiche Bearbeitungsvermerke anbringen, die auf zusätzlich erzeugten Dokumentenebenen gespeichert werden. Rufen Sie das Dokument auf, zeigt Ihnen ein Viewer alle Ebenen auf einen Blick – wie bei einem bearbeitetem Papier. Eventuell ordnen Sie den verschiedenen bearbeitenden Personen innerhalb eines Prozesses verschiedene Farben für Vermerke oder Stempel zu. Dann erkennen Sie sofort, wer was hinzugefügt hat. Zusätzlich zu dieser grafischen Übersicht können Sie die Arbeits- oder Archivierungsschritte zu einem Dokument auch chronologisch in Tabellenform betrachten.

 

Workflow-Historie

Eine Workflow-Übersicht zeigt Ihnen in der Buchhaltung, beim digitalen Vertragsmanagement oder für digitalisierte Personalakten in einer übersichtlichen Tabelle, wer wann welchen Bearbeitungsschritt an einem Dokument vorgenommen hat. Sie sehen direkt die bearbeitende Person sowie die Art der Aktion mit einem Zeitstempel versehen. Nur einen Mausklick weiter bekommen Sie Details zur Bearbeitung angezeigt. So können Sie schnell den Workflow eines Dokuments nachvollziehen, wenn die Betrachtung eher auf Zeitpunkte oder Zeiträume fokussiert ist. Gleichzeitig sehen Sie in der Tabelle alle Schritte der effizienten Prozessautomatisierung, die ein DMS für Sie erledigen kann.

 

Dokumenten-Historie

Ein Blick in die Dokumenten-Historie erspart Ihnen den Gang ins Archiv. Die smarte Archivierung eines DMS spart neben Zeit viel Platz für physische Aktenarchive. Hier landen in einem Teil des DMS-Speichers alle Dokumente, die aktuell nicht mehr benötigt werden, die aber noch aufbewahrt werden sollen oder die gemäß Aufbewahrungspflichten noch einige Zeit archiviert werden müssen. Wieder sehen Sie eine Tabelle, die mit Beginn der digitalen Archivierung startet. Wer hat die Archivierung vorgenommen, wie wurde sie indexiert beziehungsweise geändert oder wer hat das archivierte Dokument eventuell noch einmal zur Bearbeitung hervorgeholt? All diese Informationen sind schnell ersichtlich und erneut zeigt Ihnen ein Klick auf einzelne Ereignisse die weiteren Details dazu.

Mit einem DMS von DocuWare sind Sie auf jeder Ebene und zu jedem Dokument immer hundertprozentig im Bild – ohne Detektivarbeit, nur mit wenigen Eingaben und Mausklicks an Ihrem Schreibtisch oder von unterwegs aus. So einfach und effizient kann Büroarbeit heute sein!